QUAIS
SÃO OS DESAFIOS DOS “STANDARD OPERATING PROCEDURES - SOP’s” NA SEGURANÇA DA
CADEIA DE ABASTECIMENTO?
O princípio subjacente aos “Standard Operating Procedures - SOP’s” é simples: fornecem uma
descrição pormenorizada de um determinado procedimento. O engenheiro e autor
Giles Johnston descreve mesmo os PON como “a melhor forma acordada de
documentar a execução de uma tarefa”. Estas ferramentas operacionais são um
tremendo motor de eficiência, segurança e qualidade para as empresas. É por
isso que desempenham um papel fundamental na cadeia de abastecimento,
especialmente no atual contexto de desafios.
“Standard Operating Procedures - SOP’s”:
Os Standard Operating Procedure, também designados por
Procedimentos Operacionais Normalizados, consistem na descrição de um
procedimento ou processo de trabalho com o objetivo de melhorar a eficiência.
Mais especificamente, assumem a forma de um conjunto de instruções escritas que
explicam minuciosamente como um processo deve ser realizado.
Qualquer
SOP eficaz apresenta os seguintes requisitos:
· O
nome da empresa;
· Um
título descritivo;
· Números
de identificação (data, versão, etc.);
· Os
objetivos;
· As
responsabilidades de cada pessoa;
· Instruções
claras e passo a passo.
Estas ferramentas são geralmente utilizadas para
tarefas estratégicas e recorrentes para simplificar a comunicação, evitar erros
e garantir um certo grau de consistência. É uma excelente forma de garantir que
cada membro da equipa aplica os mesmos processos para concluir uma tarefa.
Permitem também determinar as funções e responsabilidades de cada um, bem como
os tempos de execução.
Em
última análise, estas orientações têm múltiplas funções e são utilizadas para:
· Integração
de funcionários
· Formação
da equipa;
· Promoção
da polivalência;
· Garantir
a transferência de competências;
· Garantir
a conformidade;
· Redução
de riscos;
· Normalização
da resolução de problemas…
Estas técnicas podem ser aplicadas num grande número
de domínios. No entanto, são um aspeto essencial de qualquer cadeia de
abastecimento, especialmente em sectores sensíveis (farmacêutico, alimentar,
etc.). Asseguram o bom funcionamento e a segurança das operações da cadeia de
abastecimento. Com a fiabilidade e a fluidez da cadeia de abastecimento sob
pressão, isto oferece vantagens inegáveis aos decisores que procuram otimizar
as suas operações e processos internos.
Existem tantos tipos de SOP’s como formas de fazer as
coisas numa empresa. Os departamentos de procurement podem implementar
procedimentos para gerir os concursos, a seleção de fornecedores, a gestão dos
contratos, a (re) negociação das condições com os fornecedores, a eliminação
das despesas irregulares, a gestão da qualidade, etc.
Quais
são os benefícios dos SOP’s?
Graças aos SOP’s, as empresas podem otimizar e
controlar melhor toda a sua cadeia de abastecimento para uma maior eficiência a
longo prazo.
Melhorar
o desempenho
Ao encorajar a utilização otimizada de recursos e ao
eliminar ineficiências, os SOP’s contribuem para um melhor desempenho. Com
processos e documentação bem definidos e normalizados, é mais fácil identificar
os estrangulamentos, reduzir os prazos de entrega e melhorar a produtividade
global da cadeia de abastecimento.
Redução
de custos
Permitem reduzir os custos operacionais. Ao otimizar
os processos de negócio, as empresas podem eliminar todos os desperdícios. Na
terminologia Lean, trata-se de todas as atividades que consomem recursos, mas
que não trazem valor para os clientes. Esta eficiência operacional traduz-se
diretamente numa maior rentabilidade.
Gerir
os riscos
Desempenham um papel crucial na gestão do risco e na
conformidade com os regulamentos do sector. Ao estabelecer protocolos claros e
garantir um controlo rigoroso, as empresas podem antecipar melhor os riscos
potenciais, responder adequadamente em caso de incidentes e garantir a conformidade
com as normas e regulamentos aplicáveis.
Melhorar
a comunicação
Estabelecem uma linguagem comum dentro da organização.
Facilitam o intercâmbio entre as várias partes interessadas da cadeia de
abastecimento, promovendo assim a colaboração e a coordenação entre
departamentos, fornecedores e parceiros externos. Esta comunicação melhorada
ajuda a reduzir os mal-entendidos e os conflitos, reforçando assim as relações
comerciais.
Implementação
de SOP’s: 5 passos a seguir
A implementação de “Standard Operating Procedures”
requer uma abordagem estruturada e o envolvimento de todas as partes
interessadas. Esta abordagem pode ser dividida em cinco etapas necessárias.
1.
Avaliar necessidades
É essencial compreender as necessidades específicas da
sua empresa para conceber e redigir um SOP adequado. Para tal, deve discutir o
assunto com a equipa que irá realizar as tarefas relevantes.
2.
Conceber procedimentos
O SOP deve ser concebido em pormenor, tendo em conta
todos os elementos da cadeia de abastecimento. Isto significa identificar os
objetivos, o âmbito e o formato adequado. Depois de o procedimento ter sido
escrito e complementado com os recursos relevantes, é vital testá-lo num
ambiente controlado.
Os SOP’s não seguem um formato específico. Podem
assumir a forma de um documento de texto, gráfico, fluxograma, vídeo curto,
etc. Ao criar um SOP, é necessário escolher o formato que facilite a
compreensão e a adoção dos procedimentos por todos.
3.
Formação do pessoal
A formação é um passo essencial para garantir que
todas as equipas compreendem e seguem corretamente os SOPs. Como parte do
programa de formação, pode ser útil incluir cenários práticos que ilustrem a
forma como estes procedimentos são aplicados em situações reais.
4.
Implementação progressiva
A implementação do SOP deve ser gradual para permitir
uma transição suave. Por exemplo, pode começar por implementar os SOP num
departamento piloto antes de os alargar a toda a organização. Se estiver a
atualizar um procedimento existente, é importante informar as equipas
relevantes das principais alterações.
5.
Melhoria contínua
Os SOP’s não são imutáveis. É essencial monitorizar a
sua eficácia e melhorá-los continuamente à luz do feedback dado pelos
utilizadores. Paralelamente, as empresas podem iniciar a digitalização dos seus
procedimentos utilizando software de gestão específico. Estas soluções
facilitam significativamente o controlo e a melhoria contínua.
Os “Standard Operating Procedures” são, por
conseguinte, uma pedra angular para garantir a eficiência e a segurança na
cadeia de abastecimento de uma empresa. Conduzem a uma maior eficiência, a uma
maior rentabilidade e a uma maior satisfação dos clientes. Embora a introdução
de SOPs exija um planeamento meticuloso, os muitos benefícios que proporcionam
significam que devem ser vistos como um investimento estratégico no
desenvolvimento de atividades.
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