GESTÃO DO TEMPO:
ESTRATÉGIAS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE
Entre as raras coisas que não conseguimos recuperar
está o tempo. Considerado uma das moedas mais valiosas do mundo moderno, quando
gerenciado de forma errada, traz vários transtornos para a empresa com sérios
impactos negativos. Saber dosar muito bem as horas do dia e ter inteligência
para administrar a agenda de tarefas, exige um domínio da gestão do tempo. E
como queremos o melhor para você, separamos estratégias simples, mas que vão
transformar a sua produtividade da noite para o dia.
O
que é gestão do tempo?
Você sabe quanto tempo gasta em cada atividade da
sua rotina na empresa onde trabalha? Entender como se utiliza o
horário do expediente correspondendo às expectativas e execução de tarefas
indica que você faz uma boa gestão do tempo.
A gestão do tempo determina o quanto cada demanda
ocupará espaço na agenda, eliminando o que é desnecessário e dando ênfase ao
que realmente importa.
Qual
a importância da gestão do tempo?
Pare
de desperdiçar seu tempo!
Quando você abre seu e-mail com tantas demandas fica
perdido ao não saber onde começar? A gestão do tempo te ajuda a eliminar o que
não é prioridade e a colocar no topo da lista de tarefas o que precisa ser
feito em primeiro lugar.
Além disso, você também consegue estipular prazos e
até minutos e horas para executar determinadas tarefas. Isso exige um foco e
concentração maiores. No início, será desafiador. Eliminar distrações é um bom
começo. Mídias sociais pessoais, mensagens em aplicativos, e-mails. A
cada notificação nos distraímos e deixamos de lado aquilo que estava em
desenvolvimento. Se você é desse time, coloque limites.
Existem muitas outras sugestões que podem melhorar o
seu tempo e equilibrar o foco. Confira todas elas aqui: Aplicativo para
produtividade: o guia definitivo para melhorar sua rotina.
Evite
retrabalho
Mais que ter total atenção naquilo que está fazendo,
ao aplicar a gestão de tempo em cada atividade da agenda, você tem o
direcionamento certeiro no que precisa ser feito. Sabe quando a gente dá o
sangue em algum projeto, mas aquele não é o momento e nem a prioridade da
empresa? Se feito na época errada, quando chegar no prazo estipulado, talvez
muitas coisas possam ter mudado e refazê-lo do zero será necessário.
Com isso, reforçamos a importância do planejamento em
todos os setores e equipes. Se um colaborador está fazendo algo, ele precisa
saber o porquê está fazendo e qual o prazo de entrega. E tudo precisa ir de
encontro aos objetivos e metas da empresa.
E mais que fazer tudo dentro do prazo, zelar pela
qualidade dos processos é extremamente necessário. Afinal, não adianta entregar
tudo em dia, se nada corresponde à necessidade da equipe ou da empresa como um
todo:
O
que são relatórios de qualidade e produtividade.
Estratégias
para aumentar a produtividade por meio da gestão do tempo
1
– Organização é o primeiro passo
Ter todas suas tarefas do dia organizadas é
fundamental. Começar o dia sabendo o que você vai fazer, te ajuda e divide seu
tempo para cada atividade. Dessa forma, nenhuma ficará de fora e quando surgir
o questionamento sobre prazo, você terá na ponta da língua o status de cada
demanda.
Hoje, existem diversas formas de fazer essa
organização: agendas, planners, trello, asana. O método que você vai
utilizar varia de acordo com seu gosto. O importante é seguir uma lista e ter
um direcionamento para que nada fique para trás.
A rotina ajuda muito bem. Reuniões sempre no mesmo dia
e horário com as equipes e agendadas previamente, melhoram a produtividade e
economizam nos preparativos. Ao saber previamente quando vão se reunir e o
objetivo daquele encontro, as pessoas se preparam mais e conseguem otimizar o
tempo.
E por falar em reunião, reveja todo o protocolo que
envolve essa
Todas as reuniões são produtivas e realmente precisam
ser realizadas? Aquela reunião poderia ser um e-mail? Então, elimine-a da
agenda e poupe os envolvidos para que foquem em ações que proporcionem melhores
resultados.
Aqui
mesmo no blog da Field, temos conteúdos direcionados sobre o tema:
· Reunião
de trabalho: como ser produtiva e motivar;
· Reuniões
produtivas e engajamento de equipe externa
2
– Adote ferramentas que agreguem valor ao seu tempo
No momento de pesquisar ferramentas adequadas para
otimizar a gestão do tempo, fique atento para escolher uma completa. Se você
atua com equipes externas, por exemplo, ter noção da agenda de cada
colaborador, facilita a sua vida e a da pessoa. Ao agendar futuras visitas,
você não o sobrecarrega e ainda, tem a noção do que cada chamado exigirá como
tempo e complexidade.
Sem contar que ao saber a agenda no dia anterior, é
possível se programar e até se preparar melhor para atender aquele cliente com
a qualidade e satisfação esperada.
Esse modelo de agenda não funciona em
papel. Utilizar um sistema de gestão de equipes externas, mais que
promover agendamentos de forma prática com rapidez e agilidade, aumenta a
produtividade em 40%.
Com o Field Control, você agenda visitas e
emite ordem de serviço, preenche orçamentos, tem acesso a relatório
de visita técnica e fotográficos em apenas um clique. Nada de perder mais
tempo revirando pastas para responder a uma dúvida do cliente ou saber quando
foi a última visita em determinada empresa ou residência. Tudo isso fica
disponível em uma única tela.
Saiba como funciona dentro da sua rotina e realidade
da empresa em que trabalha. Agende uma demonstração GRÁTIS com um dos
nossos especialistas em gestão e entenda como o Field Control funciona na
prática.
3
– Estipule o que é prioridade no seu dia
Comece sempre pela atividade prioridade do dia. Sabe
aquela que não pode ser entregue depois do prazo? Não adie a realização dela de
jeito nenhum. Dependendo do setor em que você atua, demandas emergenciais podem
acontecer. E quando elas surgem, as demandas diárias ficam em segundo plano.
Por isso, seguir o planejamento e começar pelo o que é mais importante auxilia
muito na gestão do tempo.
A lista de tarefas do dia precisa começar pelo mais
urgente e seguir com ordem de prioridade. Se tiver dúvida sobre o que é mais
importante, pergunte ao gestor. Saber o que o responsável pelo setor
preciso dentro de cada prazo, melhora o clima organizacional e contribui para o
crescimento da empresa como um todo.
Sem contar que trabalhar com prazos apertados não é
bom para ninguém. Quanto antes as demandas forem entregues, há mais tempo para
correções, caso sejam necessárias e até mesmo avaliação de estratégias.
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