GESTÃO DE FACILITIES:

COMO A TECNOLOGIA CONTRIBUI NA EFICIÊNCIA?

 

A tecnologia tem um papel fundamental no nosso dia a dia e não seria diferente no ambiente corporativo. Ferramentas modernizam e aprimoram atividades da gestão de facilities e são capazes de melhorar a produtividade de um negócio em pouco tempo.

Todavia, é necessário um bom planejamento e visão estratégica para que o uso da tecnologia seja realmente eficaz na gestão de facilities. 

 

O que é gestão de facilities?

O termo surgiu nos Estados Unidos em meados dos anos 60. Na época, facilities ou facilities management se referia ao crescimento de práticas de terceirização. 

Sendo assim, a gestão de facilities é a gestão de facilidades, uma função que une diversas ações para garantir a segurança, qualidade, produtividade e bem-estar de um ambiente, seja de qual tamanho ou segmento for.

 

Essa integração de processos internos visa manter e desenvolver multisserviços. Na EPS, as soluções atendem à:

·       Recepção e portaria;

·       Serviços de TI;

·       Conservação e limpeza;

·       Limpeza de fachada;

·       Limpeza técnica e industrial;

·       Montagem e desmontagem de andaimes;

·       Limpeza e higienização hospitalar;

·       Manutenção de áreas verdes e jardinagem;

·       Gerenciamento de resíduos;

·       Controle de pragas;

·       Qualidade do ar e da água;

·       Combate a incêndio.

 

Não importa se a gestão de facilities é feita para um condomínio, residência, escritório ou indústria. Ela deve levar em consideração todos os colaboradores, clientes, fornecedores visitantes e demais stakeholders. 

A ideia é que o planejamento e operacionalização dos processos os torne mais eficientes, contribuindo para a economia de recursos, aumentando a confiabilidade e a competitividade da empresa.

 

Tecnologia na gestão de facilities

A importância da tecnologia na gestão de facilities mostra-se a partir da realidade que o setor trabalha unindo diversas equipes e serviços com atividades diferentes.

As inovações permitem que, mesmo a distância, a equipe tenha acesso às informações que necessitam para realizar suas funções.  

A partir desse entendimento, o gestor pode otimizar funções e processos, reduzir custos, gerenciar falta ou excesso de materiais e até mesmo ter um cronograma sobre possíveis manutenções. 

Seguindo com esse pensamento que unifica a mão de obra humana e a tecnologia, um sistema informatizado de gestão para a criação de planos de trabalho personalizados e a avaliação de performance dos profissionais e serviços.

Essa ferramenta permite o monitoramento de indicadores de desempenho em tempo real e a elaboração de relatórios que auxiliam na melhoria contínua dos processos. Sendo assim, a organização mantém todas as áreas em excelente funcionamento. 

 

7 usos da tecnologia na gestão de facilities

 

Para exemplificar como a tecnologia já está presente na gestão de facilities, listamos algumas inovações que auxiliam na resolução de problemas.

 

Confira: 

 

1. Internet das Coisas (IoT)

A Internet das Coisas (ou IoT, Internet of Things) permite que as instalações se tornem automatizadas. Ferramentas e sensores fazem a leitura do espaço e indicam a solução, como ajustes na luminosidade e temperatura do ambiente. 

O funcionamento das lâmpadas é um exemplo comum. Quando funcionam por meio de sensores de presença, elas acendem apenas quando necessário, o que reduz os custos com energia elétrica, por exemplo.

 

2. Gerenciamento via mobile

Os avanços de computação e armazenamento em nuvem possibilitam uma gestão que pode ser feita na palma da mão por meio de um smartphone ou tablet.

Além da praticidade, essa tecnologia garante mobilidade na gestão de facilities, dando autonomia para os gestores terem o controle e fazerem acompanhamento em tempo real de suas equipes. 

 

3. Construções inteligentes

A otimização dos recursos é uma necessidade do planeta Terra. Por isso, essa vertente tecnológica passa a ser primordial na gestão de facilities.

As construções inteligentes podem ser vistas na gestão dos prédios, por exemplo, com uso da energia solar, reaproveitamento da água da chuva, uso de portarias remotas e os próprios sensores de temperatura e luz. 

 

4. Automação e robótica

Automação e robótica são praticamente sinônimos da gestão de facilities. O uso da inteligência artificial e dos robôs podem ser exemplificados no uso de aplicativos para reservar espaços de reuniões, para sistemas de segurança, gestão de resíduos e até limpeza!

 

5. Big Data

O uso do Big Data possibilita a tomada de decisões mais assertivas, baseadas em números concretos. Com isso, as empresas que adotam essa tecnologia na gestão de facilities podem reduzir custos desnecessários com diversas atividades.

 

 6. BIM

O Building Information Modeling – BIM também pode ser chamado de Modelagem da Informação da Construção. 

Ele é um novo conceito de projetos para a construção civil, pois trabalha com modelos em 3D, dando a oportunidade de trabalhar com maquetes virtuais. 

Na gestão de facilities, a vantagem é ter uma visão detalhada da infraestrutura da empresa, fator essencial para corrigir e prever problemas. 

 

7. Drones

 O uso dos drones também é uma tecnologia que traz vantagens para o gestor de facilities. Com as imagens capturadas por eles, dá para ter maior precisão de possíveis melhorias nos edifícios como reformas, reparos e pinturas. Dessa forma, o objetivo de manter o local seguro e agradável será atendido. 

 

Otimize os processos operacionais

Entendemos que os processos de gestão de facilities e multisserviços impactam diretamente na organização, afinal, as metodologias e procedimentos consideram aspectos operacionais e administrativos para garantir o pleno funcionamento da empresa.

Por isso, o Sistema de Gestão Integrada - SGI, criado para aprimorar os processos internos e garantir o atendimento aos requisitos legais e melhores práticas da área.

Sendo assim, firmamos o compromisso de garantir qualidade, segurança do trabalho, saúde dos colaboradores e contribuir para a preservação do meio ambiente de acordo com as certificações internacionais. 

 

 

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COMO O BEM-ESTAR MELHORA O DESEMPENHO DAS EQUIPES?

 

Os colaboradores são primordiais para o sucesso de qualquer empresa. Por isso, investir em sua qualidade de vida e bem-estar também significa melhorar diversos aspectos práticos no ambiente de trabalho, inclusive a produtividade. 

Entre os setores responsáveis por esse olhar para o capital humano está o RH e a gestão de facilities, que encontram alguns desafios nessa jornada de promover melhores condições de trabalho para os colaboradores. 

Para entender melhor como fazer isso e entender a importância de ações nesse sentido, continue a leitura!

 

Qual a importância de investir no bem-estar dos colaboradores?

De acordo com o dicionário, bem-estar é um “estado de satisfação plena das exigências do corpo e/ou do espírito” e “sensação de segurança, conforto e tranquilidade”. Parece até que não tem muita relação com o ambiente laboral, mas podemos relacionar o termo com a sensação de trabalhar e se sentir satisfeito com a atividade exercida. 

É um sentimento que abrange muitos fatores que vão além de reconhecimento profissional ou saúde física. Afinal, passamos um terço do nosso dia no trabalho. É uma parcela bastante significativa da nossa vida e, na maioria das vezes, temos mais contato com colegas de profissão do que com a nossa própria família.

Então, investir para que esse tempo seja vivido de maneira saudável - física e mentalmente - traz impactos muito positivos para cada pessoa. E, claro, a empresa também é beneficiada, já que um colaborador que se sente feliz naquele ambiente agrega valor ao time, de forma a potencializar a organização como um todo.

 

Confira alguns benefícios de investir no bem-estar dos colaboradores:

·       Mais motivação e engajamento no trabalho;

·       Desenvolvimento do senso de comunidade e lealdade;

·       Melhora do clima organizacional;

·       Redução do absenteísmo e turnover;

·       Mais facilidade para reter talentos;

·       Aumento da produtividade;

·       Melhora a credibilidade da empresa perante parceiros e clientes.

Já deu para perceber que ter uma equipe que trabalha satisfeita também é uma equipe de alto desempenho. Portanto, cuidar do bem-estar dos colaboradores é estar um passo à frente dos seus concorrentes. 

 

Qual o impacto do ambiente no bem-estar do colaborador?

Como já apontamos, a maioria dos trabalhadores passam um terço (ou mais) do seu tempo trabalhando. Então, a empresa precisa cuidar para que todo o ambiente contribua para que essas horas sejam usufruídas da melhor maneira possível.

 

Isso inclui alguns fatores:

·       Estrutura: que abrange equipamentos disponibilizados, mobiliário, espaço e utensílios para refeições, temperatura, limpeza e conforto em geral;

·       Físico: atividades e tarefas exercidas, possibilidade de alimentação e higiene, ergonomia, segurança;

·       Psicológico: clima organizacional, estresse, ansiedade, pressão, autonomia, oportunidades de crescimento;

·       Social: gestão de RH, comunicação e relação com os colegas e superiores, políticas gerais da empresa.

 

Dicas para melhorar o bem-estar dos colaboradores

Agora que já entendemos a importância do bem-estar para o desempenho das equipes e, consequentemente, para o sucesso da empresa, chegou o momento de saber como colocar essa ideia em prática. 

É fundamental que o gestor de facilities e do RH estejam alinhados com as expectativas da empresa e dos próprios colaboradores para conseguir proporcionar um ambiente agradável, tanto do ponto de vista físico quanto do emocional.

 

Confira algumas dicas importantes para isso:

 

1. Realize uma pesquisa de clima organizacional

O primeiro passo para implementar qualquer mudança é entender quais os pontos que precisam ser melhorados no ambiente. Então, faça uma pesquisa de clima organizacional para favorecer um plano de ação mais assertivo para corrigir qualquer problema. 

É uma ferramenta poderosa para entender o ponto de vista dos colaboradores, o que agrada e o que incomoda em relação ao dia a dia de trabalho, desde as tarefas executadas até o relacionamento com superiores.

 

2. Saúde deve ser uma prioridade

Não há como incentivar uma cultura de bem-estar se não há uma verdadeira preocupação com a saúde dos colaboradores. Isso envolve tanto aspectos mentais e emocionais quanto o físico. 

Por isso, a empresa deve investir em ações que tenham impacto direto em questões como estresse e ansiedade, assim como estimular hábitos mais saudáveis. Além de ser benéfico para o colaborador, esse tipo de iniciativa é fundamental para a performance no trabalho.

Um exemplo é o efeito negativo que o sedentarismo e a má alimentação têm no desempenho do funcionário. São questões que afetam diretamente a produtividade e têm como consequência o absenteísmo. 

Portanto, o cuidado com a saúde deve ser uma prioridade! Promova palestras com profissionais, parcerias com academias, invista em um bom plano de saúde e faça campanhas de conscientização. 

 

3. Estimule um relacionamento saudável entre todos

Uma equipe deve sempre prezar pela cordialidade entre as pessoas. E esse é um dos principais termômetros do clima organizacional!

Por isso, estimule essa relação de harmonia com dinâmicas e encontros para a integração dos times. Esse é um diferencial bastante interessante para diminuir o turnover e potencializar a sensação de pertencimento à empresa.

 

4. Cuide da ergonomia 

Você sabia que a ergonomia é primordial para a produtividade dos colaboradores? De nada adianta seguir à risca as dicas anteriores se os móveis e equipamentos do ambiente de trabalho não são confortáveis para que todos executem suas tarefas de forma segura. 

Além disso, cuidar para que o ambiente seja ergonômico é uma obrigação do ponto de vista jurídico. Então, as empresas que ainda têm pontos a melhorar nesse sentido devem regularizar a situação o mais rápido possível. 

 

5. Adote uma cultura de feedback

Outra ferramenta poderosa para promover o bem-estar dos colaboradores e ainda estimular a produtividade é implementar uma cultura de feedback. 

Isso porque reconhecer o trabalho das pessoas e toda a sua dedicação em tarefas faz com que elas se sintam verdadeiramente apreciadas. A consequência direta é o sentimento de satisfação em sair de casa todos os dias para trabalhar! 

 

Conheça as vantagens da gestão de facilities

Se você chegou até aqui, já deu para perceber que pequenas mudanças na rotina de trabalho são ferramentas poderosas para o sucesso da empresa. Uma forma de também fazer isso é investir na gestão de facilities.

A gestão de facilities é a integração de processos internos para manter e desenvolver os multisserviços, como limpeza, manutenção predial, serviços de apoio técnico e administrativo, entre outros. Ao planejar e operacionalizar os processos, a empresa ganha mais eficiência, reduz custos e aumenta a sua competitividade no mercado.

Além disso, os colaboradores ganham mais autonomia para tomar decisões assertivas e se dedicar às tarefas mais importantes. Um aspecto fundamental para a melhora do clima organizacional e a sensação de bem-estar que discutimos no artigo. 

Empresas especializadas conta com sistema informatizado de gestão para a criação de planos de trabalho personalizados e a avaliação de performance dos profissionais e serviços. Essa ferramenta permite o monitoramento de indicadores de desempenho em tempo real e a elaboração de relatórios que auxiliam na melhoria contínua dos processos.

 

 

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