COMO
MONTAR UM CRONOGRAMA PARA PROJETOS?
VEJA
PASSO A PASSO!
A organização das etapas de um projeto é fundamental
para alcançar as metas estabelecidas de acordo com o que foi planejado.
É necessário definir muito bem o que se pretende em
cada etapa, seus prazos e seus responsáveis.
Um projeto bem elaborado tem mais chances de obter
sucesso na execução das tarefas e na detecção de não conformidades.
Uma das ferramentas que não pode faltar na hora de
modelar um projeto é o cronograma.
Estabelecer um tempo para a realização de cada
atividade é imprescindível para se ter o controle do andamento e para iniciar
novas etapas no momento mais adequado.
Neste artigo veremos como montar um cronograma de
projeto eficiente e qual o seu papel na elaboração e gestão de projetos.
O
que é um cronograma?
O cronograma de projeto é uma ferramenta
que registra todas as tarefas a serem realizadas e seus respectivos prazos,
bem como a relação entre as atividades que serão executadas.
Deve conter todos os starts das tarefas, as
relações de dependência entre elas e seus prazos, que são conferidos através do
deadline.
Ele funciona como um núcleo de organização e controle
do projeto, do qual se obtém informações de execução, atrasos, desvios de
função, entre outras.
Tipos
de projeto
Antes de entender como montar um cronograma, é
interessante conhecer os diversos tipos de ferramentas que existem disponíveis
e avaliar qual seria a mais adequada às especificidades da empresa e do
projeto.
Os
mais usados no mercado são:
Gráfico
de Gantt
Também conhecido como Diagrama de Gantt, é uma
ferramenta visual que permite organizar e controlar o cronograma do
projeto.
O gráfico mostra em um painel os avanços das etapas
com destaque para os intervalos de tempo e as tarefas a serem realizadas, bem
como a relação de dependências entre as atividades.
Cronograma
de Milestone
Conhecido em português como Cronograma de Marcos, ele
é estruturado em linhas e colunas, assim como o Gantt, porém a visualização não
é dividida por tarefas a serem executadas e sim por marcos do
projeto.
Esses marcos são os eventos que foram escolhidos
como importantes e que devem ser destacados.
Diagrama
de rede
O foco do diagrama de rede é a relação de dependência
e interação entre as tarefas estabelecidas para serem executadas em cada
etapa.
As atividades são representadas em boxes que se
conectam a outros por meio de setas, como em um fluxograma.
A vantagem dessa ferramenta é a visualização de
atividades que podem acontecer simultaneamente.
Plano
de ação
É possível criar e gerenciar planos de ação, que
permite a visualização das tarefas a serem executadas, os prazos com seus
respectivos status (concluídos, atrasados, dentro do prazo) e diversos filtros
de busca, até mesmo por responsável.
Como
montar um cronograma de um projeto?
Para montar um cronograma o mais indicado é seguir um
passo a passo básico, composto por 7 fases, que vamos ver agora.
1.
Defina as etapas do projeto
É importante definir muito bem o que acontecerá em
cada etapa do projeto, essa delimitação é fundamental para a montagem
do cronograma.
Nesse primeiro escopo entram também as informações de
estimativa de tempo, orçamento e os recursos necessários para a execução das
tarefas.
Todas essas informações serão bastante úteis para a
construção da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que veremos a partir do
passo seguinte.
2.
Elabore a Estrutura Analítica do Projeto
A EAP é uma representação gráfica das entregas que
devem ser realizadas pelo projeto, um desdobramento mais visual do
escopo.
Para criar uma estrutura analítica dessas é preciso já
ter uma lista de tarefas que serão executadas por entrega ao longo do
projeto.
É na EAP também que a relação de dependência entre as
tarefas já é pensada para facilitar os próximos passos.
3.
Defina objetivos e prioridades
Uma vez que se tem todas as tarefas listadas e
agrupadas, é necessário estabelecer as prioridades de execução, o sequenciamento
dessas tarefas.
É nessa fase que se deve registrar também todas as
atividades que dependem de outras para serem realizadas, ou seja, a
hierarquização das tarefas e, ainda, definir quais atividades podem ser
realizadas de forma simultânea.
É importante que as tarefas sejam detalhadas, porém
objetivas.
4.
Observe os materiais necessários
Levantar todo o material que será necessário para a execução
de cada etapa evita atrasos e imprevistos.
O planejamento de material, equipamentos e recursos
humanos é fundamental para conseguir definir todos os prazos e objetivos.
Além disso, uma das funções do cronograma é facilitar
a visualização de recursos alocados e materiais utilizados tornando possível a
realocação e a antecipação caso alguma aquisição seja necessária.
5.
Defina o período do projeto
O tempo estimado para cada tarefa é uma das
informações mais importantes do cronograma.
A duração de cada atividade e o somatório para
realizar cada etapa ou marco de projeto devem ser bem definidos para refletir a
realidade da complexidade das tarefas, da quantidade de recursos e do orçamento
disponíveis.
Para tal, pode ser útil consultar o histórico de
execução de outros projetos semelhantes.
6.
Atualize sempre o cronograma
Para que o cronograma funcione de maneira eficiente é
necessário ser constantemente atualizado e revisado.
Os tempos de duração das etapas e o andamento do
projeto exigem o uso de uma ferramenta dinâmica para que os gestores possam
fazer o acompanhamento do andamento das atividades de forma regular e
confiável.
As alterações de cronograma devem ser feitas sempre
que for necessário e o mais breve possível após detectar qualquer tipo de
mudança de direcionamento ou desvios no andamento do projeto.
7.
Compartilhe com a equipe
Todas as informações devem ser comunicadas à equipe de
trabalho. Uma boa comunicação é sempre importante para que as atividades sejam
realizadas conforme o planejado.
Um sistema de gestão pode ajudar bastante nessa
tarefa, um software que permite que todos os envolvidos com um determinado
projeto possam acessar o sistema e buscar informações sobre as atividades, como
prazos, responsáveis e status de execução.
Quais
as vantagens de se montar um cronograma para projetos?
O cronograma é indispensável para a organização e o
controle de um projeto, sem ele é impossível monitorar as tarefas
realizadas e o tempo que cada etapa leva, bem como criar estimativas de
tempo para cada fase.
Não seria exagero dizer que é a alma do planejamento
de um projeto e deve ser elaborado de forma objetiva e coerente.
Outra função importante de um cronograma de projeto é
avaliar o desempenho da equipe de trabalho conforme as etapas vão
sendo realizadas, comparar as projeções com as execuções e verificar tipo de
desvio ocasionou atrasos ou adiantamentos.
Dessa forma é possível corrigir problemas ao longo do
projeto e realocar recursos se for necessário. Além disso, serve como
aprendizado para a realização de outros projetos.
Uma vantagem interessante em montar um cronograma de
projeto é a visualização da estrutura de forma simples e com os destaques
necessários ao acompanhamento de cada etapa e, também, a visão do projeto como
um todo.
Para tal, a escolha de um software inteligente é um
diferencial, já que cada ferramenta disponível no mercado oferece determinados
tipos de acompanhamento dos gráficos.
Pode-se considerar a escolha da ferramenta um passo
complementar aos que já vimos, já que não só o registro das informações pode
ser facilitado como o acompanhamento por toda a equipe de trabalho deve ser
simples e compartilhado.
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para gestão
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atingir o objetivo de melhoria contínua, possibilitando a detecção mais rápida
de falhas melhorando assim, o desempenho operacional.
A tecnologia associada à experiência em gestão oferece
muitos benefícios para o seu negócio, otimizando e padronizando processos a fim
de garantir maior confiabilidade nos dados e nos seus resultados.
Conclusão
A gestão de projetos depende de organização e
planejamento.
Pensar em como montar um cronograma é também pensar na
elaboração do projeto como um todo, os desdobramentos das atividades por
etapas, os marcos importantes, os recursos alocados e o orçamento necessário e
disponível.
A visualização das etapas e seus prazos é
imprescindível para o cumprimento das etapas estabelecidas e só é possível com
a adoção de uma ferramenta que possa auxiliar na criação de um gráfico que
destaque todos os pontos.
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