FICHA DE INSPEÇÃO - COMO FAZER MODELOS

 

Você sabe o que é ficha de inspeção? Esse documento, aliado na segurança do trabalho, traz mais confiabilidade para seu serviço. Veja como fazer uma ficha de inspeção.

A ficha de inspeção é um parecer que pode ser usado como checklist de EPI (equipamentos de proteção individual) ou ainda para auditorias de segurança do trabalho. Também auxilia no controle de EPC’s (equipamentos de proteção coletiva), como extintores de incêndio, e até de frota de veículos.

O relatório pode ser usado por empresas de diferentes segmentos, e é possível adaptar para as suas necessidades. Vamos entender um pouco mais sobre tipos de inspeção e para que serve a ficha de inspeção?

 

O que é ficha de inspeção

Assim como outros tipos de relatório, a ficha de inspeção auxilia no controle de equipamentos, maquinário e gestão de pessoas. Existem diversos modelos de ficha, mas todos têm um objetivo em comum: averiguar conformidades e não conformidades.

 

Alguns pontos que podem ser avaliados na ficha:

·       Uso de EPI’s;

·       Disponibilidade de EPC’s;

·       Funcionamento de maquinário;

·       Prevenção a doenças e acidentes de trabalho;

·       Controle de qualidade;

·       Situações de risco;

·       Testes em geral.

Avaliando todos os aspectos do produto ou serviço oferecido, a inspeção permite identificar pontos de melhoria. Desse modo, o funcionário responsável pela vistoria pode solicitar a correção de problemas e utilizar os dados coletados para buscar aperfeiçoamento contínuo, diminuindo a incidência de erros.

Quando feita e aplicada corretamente, a ficha de inspeção auxilia no desenvolvimento constante, sendo uma ferramenta para a satisfação do cliente e bem-estar dos colaboradores. É importante que o parecer seja preciso, completo e assinado pelos profissionais envolvidos.

Depois da inspeção, a ficha deve ser guardada como histórico, mas também pode servir como comprovante. Se sua ficha identificar que todos os requisitos de segurança e qualidade estão sendo cumpridos, ela funciona como um documento legal para isentar a empresa da responsabilidade de eventuais falhas.

Por isso, não espere o imprevisto acontecer. Faça inspeções com a frequência necessária para o seu negócio e armazene as fichas cuidadosamente. É uma garantia de que você está buscando sempre oferecer o melhor serviço, mas também tem respaldo jurídico, se necessário.

 

Como fazer ficha de inspeção

Antes de desenvolver sua ficha de inspeção, verifique exatamente o que vai ser avaliado. Uma única empresa pode aplicar inúmeros tipos de inspeção: de segurança, de qualidade de produto, de qualidade de serviço…, portanto, determine quais são os pontos para auditoria e crie quantas fichas forem necessárias.

Tenha em mente que você pode ir aprimorando as questões da sua ficha conforme necessário. É até melhor! Assim como sua empresa está em busca de melhoria contínua, seus processos de acompanhamento também devem estar.

Agora, é a hora de decidir a frequência dessas inspeções. Toda semana? Todo mês? Uma vez por ano? Veja o que funciona melhor para suas necessidades. Se é uma auditoria de manutenção preventiva, por exemplo, quem vai ditar a periodicidade é o equipamento.

 

Tendo esses critérios definidos, sua ficha de inspeção deve conter também:

·       Cabeçalho: aqui deve entrar o nome da empresa, CNPJ e outras informações de identificação relevantes;

Tipo de inspeção: como cada tipo de inspeção tem seus critérios, identifique logo no início da ficha o que está sendo avaliado, seja a segurança, a qualidade, conformidade de um equipamento ou outros;

Data: dia, mês e ano em que a inspeção está sendo realizada. Esse campo não deve ser preenchido antes da auditoria, pois em caso de reagendamento, sua ficha ficará com uma informação incorreta.

 

Coloque a data apenas quando iniciar o processo;

Data da próxima inspeção: essa data pode ser previamente agendada (como inspeções de manutenção programada), ou determinada posteriormente conforme os resultados apresentados na inspeção. Se a vistoria apresentar pontos de melhoria, estabeleça um prazo para realizar uma nova inspeção e verificar se os erros foram corrigidos;

Local: coloque onde será realizada a inspeção, como o setor e as salas, buscando ser o mais específico possível. Exemplo: “departamento de produção, setor A salas 01 a 05”. Esse campo não pode deixar margem para dúvida, portanto deixe-o preciso e completo;

Equipamento: se sua auditoria for relacionada a um equipamento, inclua o modelo e número de série;

Outras especificações: tudo que for relevante para o seu relatório deve entrar aqui, como placa do veículo, código de identificação, matrícula do funcionário, entre outros;

Checklists da inspeção: esses itens podem ser totalmente personalizáveis. Crie as questões de avaliação conforme seja relevante. Você pode colocar tantos pontos quanto necessário. Exemplo: “colaborador apresenta sintomas de COVID? ”;

Conformidade: ao lado do item inspecionado, deixe um espaço reservado para avaliar se ele está ou não em conformidade. Uma sugestão é o formato de checklist com opções:

Observações: esse campo é um complemento ao anterior, indicado para elaborar as respostas conforme for necessário. Você pode colocar um campo de observações para cada pergunta, ou um único ao final;

Assinaturas: aqui podem entrar a assinatura do inspetor, a do gestor responsável pelo setor e a do colaborador, caso a ficha esteja avaliando os funcionários.

 

Modelos de ficha de inspeção 

A seguir trouxemos alguns modelos digitais de ficha de inspeção. Eles dispensam o uso de papel e planilhas, tudo é feito de maneira digital e automática. Você preenche pelo aplicativo e ao final o PDF é gerado com todas as informações e fotos coletadas. 

 

Além disso, existem recursos para aumentar a agilidade e confiabilidade das suas inspeções, como: 

·       Questões de não conformidade com pontuação

·       Fotos com marcação de data e hora

·       Localização 

·       Preenchimento automático de informações

·       Ficha de inspeção de veículo

Com esse modelo, você acompanha a manutenção dos veículos da frota, e também monitora sua entrada e saída.

 

O checklist da ficha de inspeção de veículo do Produttivo permite detalhar:

·       Cabeçalho com preenchimento automático, para você não precisar preencher manualmente a cada inspeção;

·       Modelo e marca do veículo a ser inspecionado;

·       Data e horário da inspeção;

·       Tempo total da auditoria;

·       Conformidade dos freios, pneus, lanternas e outras peças;

·       Registro fotográfico;

·       Recurso de observações por voz;

·       Assinatura digital, feita na tela do celular.

 

Ficha de inspeção de extintores

A disponibilização de extintores é obrigatória para locais com circulação e concentração de pessoas, segundo a Lei Federal 13.425/17.

Por isso, a ficha de inspeção de extintores no formato de checklist te ajuda a manter sua empresa em conformidade com a legislação.

 

Veja alguns diferenciais deste modelo do Produttivo:

·       Cabeçalho completo e com preenchimento automático;

·       Localização do serviço com horário de início;

·       Checklist de conformidade das partes, como lacre, recarga e validade;

·       Anexo de fotos com data e hora;

·       Assinatura feita no próprio aplicativo, sem precisar de caneta.

 

 

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RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE - O QUE É E COMO ELABORAR

 

Não conformidade é um termo amplamente utilizado em diversos segmentos e tipos de processos. Profissionais das áreas de inspeção, auditoria e manutenção utilizam para avaliar serviços, produtos, equipamentos e procedimentos. 

Nesse caso, a não conformidade indica que algo está fora do padrão esperado. Já o relatório de não conformidade é um documento que registra os resultados encontrados e oferece possíveis soluções.

Saiba mais sobre esse conceito e como elaborar um relatório de não conformidade no artigo a seguir.

 

O que é relatório de não conformidade?

O relatório de não conformidade atua como um registro das falhas encontradas na inspeção, possibilitando seu armazenamento em histórico e também abrindo espaço para sugerir medidas de correção.

 

Veja alguns exemplos:

Manutenção preventiva

Na manutenção preventiva, a não conformidade indica que algum item do equipamento não está funcionando corretamente. Com essa análise é possível identificar o problema e, a partir disso, agendar uma manutenção corretiva, reposição ou reparo.

Inspeção e auditorias

Importantes no controle da qualidade, verificam se os processos, normas, máquinas e equipamentos estão operando adequadamente. É o caso de inspeção de qualidade em indústrias, controle de entrada e saída de equipamentos ou veículos, segurança alimentar, vistorias em sistemas contra incêndio, segurança do trabalho, entre outros.

As informações coletadas devem gerar um relatório de não conformidade que traz o resultado das vistorias. É nesse material que estarão todas as análises e comprovações dos problemas necessários para gerar um plano de ação.

 

Quem deve fazer um relatório de não conformidade?

Como o relatório de não conformidade não tem valor legal, ele pode ser elaborado e assinado por qualquer colaborador da empresa. Porém, o ideal é que ele seja feito por um profissional da área de controle de qualidade ou técnico habilitado no segmento em questão.

Além disso, caso a não conformidade tenha sido detectada em uma operação do dia a dia, e não em uma inspeção formal, o próprio funcionário que encontrou o problema pode reportar, mas é interessante que um superior capacitado supervisione o preenchimento.

 

O que esperar de um relatório de não conformidade?

Também chamado de RNC, o relatório de não conformidade é indicado como uma ferramenta de controle para auxiliar na gestão da qualidade em indústrias, prestação de serviços e outros setores.

Justamente por contribuir para a implementação de melhorias, o RNC pode trazer muitos benefícios quando aplicado corretamente. Por exemplo:

Aumento da vida útil do equipamento: ao identificar uma possível falha, você pode corrigi-la antes que seja necessária a substituição do equipamento, prolongando sua vida útil;

Melhora no desempenho: além de estender a vida útil, vistorias periódicas ajudam a identificar pontos de atenção que podem estar prejudicando o desempenho do ativo e assim melhorar sua performance. Com um controle de dados, é possível monitorar a evolução de não conformidades por equipamento ou situação;

Economia: alguns defeitos tendem a aumentar o gasto com o funcionamento do aparelho, de modo que identificá-los o quanto antes permite cortar esses custos;

Menor impacto da manutenção: caso haja necessidade de alguma medida corretiva, o plano de ação do relatório auxilia no planejamento para que não seja preciso fazer a parada total do ativo, ou ainda minimizar seus efeitos caso esta seja inevitável;

 

Quais os possíveis formatos dos Relatórios de Não conformidades?

Agora que você já sabe a importância do RNC, chegou a hora de ver alguns formatos para elaborar o seu relatório de não conformidades.

 

Relatório em papel

É o formato mais usado, já que não exige nenhum tipo de tecnologia. Porém, o papel está sujeito a danos físicos (como rasgos ou até mesmo perda) e seu conteúdo normalmente precisa ser repassado para um arquivo ou histórico, gerando retrabalho. Esse formato também dificulta um acompanhamento do volume de não conformidades por equipamento ao longo do tempo. Além disso, como são relatórios com muitas páginas, é um formato que atrasa a equipe e gera gargalos.

 

Relatório em Excel

Mais moderno que o papel, o relatório em Excel só depende do computador, por isso tende a agilizar o processo. Por outro lado, ele é mais difícil de compartilhar e ainda é manual, pois acaba sendo uma forma digital do que temos no papel, dependendo de um administrador para passar todas essas informações para planilhas não muito práticas.

 

Aplicativos de relatórios

Os aplicativos de relatórios atualmente são a melhor opção para fazer o RNC, já que permitem personalizar as questões como necessário e exigir um padrão de preenchimento.

Outro benefício do uso de apps é que são mais práticos: basta um celular ou tablet para preencher o relatório, que pode ser acessado mesmo remotamente pelo gestor ou pelo cliente.

Alguns apps ainda permitem gerar gráficos para acompanhamento dos indicadores, assim facilitam o seguimento da operação.

 

Como se faz um relatório de não conformidade?

Confira abaixo o que não pode faltar na construção do seu relatório de não conformidades e aproveite para ver alguns exemplos de modelos prontos:

 

1. Crie um checklist de não conformidade

Para que a equipe possa desempenhar bem o trabalho em campo, é necessário que o gestor crie checklist de não conformidades. A lista de tarefas ou itens tem um formato prático para verificar se estão ou não conforme o esperado. Veja aqui alguns exemplos.

Lembre-se também de criar campos que identifiquem qual é o equipamento ou situação que está sendo verificado. Geralmente essas informações vêm no topo do relatório de não conformidade. 

 

2. Especifique a não conformidade

No momento em que estiver respondendo o checklist, ao notificar a não conformidade, forneça o máximo possível de informações para identificação da falha. Descreva a situação e, se possível, tire fotos para comprovar. 

Essa riqueza de detalhes vai ajudar no mapeamento de soluções e também contribuir para um histórico e acompanhamento mais assertivo do equipamento. 

 

3. Crie ações corretivas e teste-as

Depois de detalhar a não conformidade, crie um plano de ação. Mapeie: 

·       Possível causa raiz que originou a não conformidade;

·       As medidas corretivas sugeridas;

·       As medidas corretivas tomadas, caso se aplique;

·       Os impactos que a não conformidade gerou;

·       Quaisquer outros detalhes relevantes. 

 

4. Analise a eficácia das medidas tomadas

A última etapa na elaboração do seu relatório deve ser uma análise crítica das medidas tomadas. Depois de testar as medidas corretivas sugeridas, avalie os resultados da implementação e anexe sua observação ao RNC.

Desse modo, futuras inspeções podem levar sua experiência em consideração na hora de aplicar a correção e decidir entre seguir o mesmo caminho (se o resultado foi positivo) ou testar uma nova estratégia (caso tenha deixado a desejar).

 

Relatório de não conformidade digital 

Para te ajudar a elaborar seus relatórios de não conformidade de uma maneira fácil, rápida e confiável, o Produttivo conta com um sistema totalmente digital para checklists e ordem de serviço.

O preenchimento é realizado pelo aplicativo no celular e o relatório é gerado na mesma hora em PDF ou Excel. Além disso, existem vários recursos que agilizam o preenchimento e aumentam a confiabilidade das informações, como: 

·       Preenchimento automático de informações;

·       Fotos com marcação de data e local;

·       Pontuação das inspeções;

·       Comando por voz;

·       Assinatura digital.

O sistema conta com modelos prontos para uso, ou você pode personalizar o seu.

 

Além disso, existem várias outras funcionalidades integradas para você acompanhar a operação de ponta a ponta: 

·       Planejamento automático de inspeções e manutenções

·       Indicadores de não conformidades

·       Histórico fácil 

·       Abertura de chamados

·       Pesquisa de satisfação

·       Outros

 

 

 

 

 

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