RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE - O QUE É E COMO ELABORAR

 

Não conformidade é um termo amplamente utilizado em diversos segmentos e tipos de processos. Profissionais das áreas de inspeção, auditoria e manutenção utilizam para avaliar serviços, produtos, equipamentos e procedimentos. 

Nesse caso, a não conformidade indica que algo está fora do padrão esperado. Já o relatório de não conformidade é um documento que registra os resultados encontrados e oferece possíveis soluções.

Saiba mais sobre esse conceito e como elaborar um relatório de não conformidade no artigo a seguir.

 

O que é relatório de não conformidade?

O relatório de não conformidade atua como um registro das falhas encontradas na inspeção, possibilitando seu armazenamento em histórico e também abrindo espaço para sugerir medidas de correção.

 

Veja alguns exemplos:

Manutenção preventiva

Na manutenção preventiva, a não conformidade indica que algum item do equipamento não está funcionando corretamente. Com essa análise é possível identificar o problema e, a partir disso, agendar uma manutenção corretiva, reposição ou reparo.

Inspeção e auditorias

Importantes no controle da qualidade, verificam se os processos, normas, máquinas e equipamentos estão operando adequadamente. É o caso de inspeção de qualidade em indústrias, controle de entrada e saída de equipamentos ou veículos, segurança alimentar, vistorias em sistemas contra incêndio, segurança do trabalho, entre outros.

As informações coletadas devem gerar um relatório de não conformidade que traz o resultado das vistorias. É nesse material que estarão todas as análises e comprovações dos problemas necessários para gerar um plano de ação.

 

Quem deve fazer um relatório de não conformidade?

Como o relatório de não conformidade não tem valor legal, ele pode ser elaborado e assinado por qualquer colaborador da empresa. Porém, o ideal é que ele seja feito por um profissional da área de controle de qualidade ou técnico habilitado no segmento em questão.

Além disso, caso a não conformidade tenha sido detectada em uma operação do dia a dia, e não em uma inspeção formal, o próprio funcionário que encontrou o problema pode reportar, mas é interessante que um superior capacitado supervisione o preenchimento.

 

O que esperar de um relatório de não conformidade?

Também chamado de RNC, o relatório de não conformidade é indicado como uma ferramenta de controle para auxiliar na gestão da qualidade em indústrias, prestação de serviços e outros setores.

Justamente por contribuir para a implementação de melhorias, o RNC pode trazer muitos benefícios quando aplicado corretamente. Por exemplo:

Aumento da vida útil do equipamento: ao identificar uma possível falha, você pode corrigi-la antes que seja necessária a substituição do equipamento, prolongando sua vida útil;

Melhora no desempenho: além de estender a vida útil, vistorias periódicas ajudam a identificar pontos de atenção que podem estar prejudicando o desempenho do ativo e assim melhorar sua performance. Com um controle de dados, é possível monitorar a evolução de não conformidades por equipamento ou situação;

Economia: alguns defeitos tendem a aumentar o gasto com o funcionamento do aparelho, de modo que identificá-los o quanto antes permite cortar esses custos;

Menor impacto da manutenção: caso haja necessidade de alguma medida corretiva, o plano de ação do relatório auxilia no planejamento para que não seja preciso fazer a parada total do ativo, ou ainda minimizar seus efeitos caso esta seja inevitável;

 

Quais os possíveis formatos dos Relatórios de Não conformidades?

Agora que você já sabe a importância do RNC, chegou a hora de ver alguns formatos para elaborar o seu relatório de não conformidades.

 

Relatório em papel

É o formato mais usado, já que não exige nenhum tipo de tecnologia. Porém, o papel está sujeito a danos físicos (como rasgos ou até mesmo perda) e seu conteúdo normalmente precisa ser repassado para um arquivo ou histórico, gerando retrabalho. Esse formato também dificulta um acompanhamento do volume de não conformidades por equipamento ao longo do tempo. Além disso, como são relatórios com muitas páginas, é um formato que atrasa a equipe e gera gargalos.

 

Relatório em Excel

Mais moderno que o papel, o relatório em Excel só depende do computador, por isso tende a agilizar o processo. Por outro lado, ele é mais difícil de compartilhar e ainda é manual, pois acaba sendo uma forma digital do que temos no papel, dependendo de um administrador para passar todas essas informações para planilhas não muito práticas.

 

Aplicativos de relatórios

Os aplicativos de relatórios atualmente são a melhor opção para fazer o RNC, já que permitem personalizar as questões como necessário e exigir um padrão de preenchimento.

Outro benefício do uso de apps é que são mais práticos: basta um celular ou tablet para preencher o relatório, que pode ser acessado mesmo remotamente pelo gestor ou pelo cliente.

Alguns apps ainda permitem gerar gráficos para acompanhamento dos indicadores, assim facilitam o seguimento da operação.

 

Como se faz um relatório de não conformidade?

Confira abaixo o que não pode faltar na construção do seu relatório de não conformidades e aproveite para ver alguns exemplos de modelos prontos:

 

1. Crie um checklist de não conformidade

Para que a equipe possa desempenhar bem o trabalho em campo, é necessário que o gestor crie checklist de não conformidades. A lista de tarefas ou itens tem um formato prático para verificar se estão ou não conforme o esperado. Veja aqui alguns exemplos.

Lembre-se também de criar campos que identifiquem qual é o equipamento ou situação que está sendo verificado. Geralmente essas informações vêm no topo do relatório de não conformidade. 

 

2. Especifique a não conformidade

No momento em que estiver respondendo o checklist, ao notificar a não conformidade, forneça o máximo possível de informações para identificação da falha. Descreva a situação e, se possível, tire fotos para comprovar. 

Essa riqueza de detalhes vai ajudar no mapeamento de soluções e também contribuir para um histórico e acompanhamento mais assertivo do equipamento. 

 

3. Crie ações corretivas e teste-as

Depois de detalhar a não conformidade, crie um plano de ação. Mapeie: 

·       Possível causa raiz que originou a não conformidade;

·       As medidas corretivas sugeridas;

·       As medidas corretivas tomadas, caso se aplique;

·       Os impactos que a não conformidade gerou;

·       Quaisquer outros detalhes relevantes. 

 

4. Analise a eficácia das medidas tomadas

A última etapa na elaboração do seu relatório deve ser uma análise crítica das medidas tomadas. Depois de testar as medidas corretivas sugeridas, avalie os resultados da implementação e anexe sua observação ao RNC.

Desse modo, futuras inspeções podem levar sua experiência em consideração na hora de aplicar a correção e decidir entre seguir o mesmo caminho (se o resultado foi positivo) ou testar uma nova estratégia (caso tenha deixado a desejar).

 

Relatório de não conformidade digital 

Para te ajudar a elaborar seus relatórios de não conformidade de uma maneira fácil, rápida e confiável, o Produttivo conta com um sistema totalmente digital para checklists e ordem de serviço.

O preenchimento é realizado pelo aplicativo no celular e o relatório é gerado na mesma hora em PDF ou Excel. Além disso, existem vários recursos que agilizam o preenchimento e aumentam a confiabilidade das informações, como: 

·       Preenchimento automático de informações;

·       Fotos com marcação de data e local;

·       Pontuação das inspeções;

·       Comando por voz;

·       Assinatura digital.

O sistema conta com modelos prontos para uso, ou você pode personalizar o seu.

 

Além disso, existem várias outras funcionalidades integradas para você acompanhar a operação de ponta a ponta: 

·       Planejamento automático de inspeções e manutenções

·       Indicadores de não conformidades

·       Histórico fácil 

·       Abertura de chamados

·       Pesquisa de satisfação

·       Outros

 

 

 

 

 

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