REGISTRO DE NÃO CONFORMIDADE - O QUE É E COMO FAZER NO SEU NEGÓCIO?

 

O registro de não conformidade é uma oportunidade única de melhorar produtos, serviços e processos na rotina das empresas, permitindo a análise de erros ou falhas para solucioná-las com mais facilidade. Saiba mais!

Você tem dúvida se o registro de não conformidade pode ajudar sua empresa? Essa prática permite melhorias contínuas em organizações de diversos segmentos e processos, pois é muito mais do que um meio de encontrar falhas ou desvios.

Registrar não conformidades em um relatório é uma forma de planejar medidas para solucionar problemas encontrados no dia a dia das atividades, além de facilitar a realização de um armazenamento histórico.

Neste conteúdo, você vai descobrir como lidar com as não conformidades na sua empresa, como analisá-las da forma adequada e como ter melhores resultados no seu negócio.

 

O que é um registro de não conformidade?

O registro de não conformidade é uma evidência documentada de tudo o que não foi cumprido ou que foi verificado como falha em determinados processos de uma empresa. Ao registrar as não conformidades, é necessário estabelecer três fatores:

·       Fato: o que aconteceu para haver a não conformidade;

·       Evidência: pontos que confirmam ou negam o surgimento de não conformidade;

·       Requisito: o que não foi atendido nem cumprido.

Então esse documento, além de registrar todas as atividades que tiveram falhas ou que não foram realizadas de forma adequada, o registro de não conformidades também pode contribuir em manutenções preventivas, inspeções e auditorias de qualidade.

 

O que deve ter em um registro de não conformidade?

Para registrar uma não conformidade, é necessário ter objetividade e clareza, a fim de facilitar o entendimento sobre as falhas e os desvios mapeados. Ao fazer os registros com o máximo de evidências possíveis, é mais fácil planejar caminhos acertados para a melhoria contínua dos processos.

 

Alguns dos pontos que não podem faltar no registro são:

·       Data e setor: quando e onde ocorreu a não conformidade;

·       Requisito: o que não foi cumprido devidamente; 

·       Descrição do que ocorreu: observações e detalhes do ocorrido;

·       Correção: o que pode ser feito para corrigir ou evitar a não conformidade;

·       Responsável: quem se responsabiliza pelo setor e pelo registro;

·       Prazo para conclusão: data prevista para a correção do problema;

·       Análise de causa: o que causou o problema e provocou a não conformidade;

·       Ação corretiva: qual a solução para evitar que o erro se repita;

·       Monitoramento: analisar a eficácia do que foi feito para corrigir as falhas e se foi possível reduzir a não conformidade.

 

Para que servem os registros de não conformidades?

É possível registrar erros, falhas e não cumprimento de atividades em diversos setores e processos de um negócio. Confira, a seguir, o que são exemplos de não conformidades.

 

Manutenção preventiva

Ao registrar uma não conformidade, você consegue identificar os problemas que estão ocorrendo, o que permite o planejamento e agendamento das próximas manutenções preventivas ou corretivas, a fim de solucionar os problemas.

 

Inspeção ou controle de qualidade

Para inspecionar, realizar auditorias e realizar um controle de qualidade efetivo, é necessário monitorar o estado dos equipamentos e acompanhar o desempenho de cada atividade, a fim de garantir a segurança do maquinário, dos colaboradores e do ambiente de trabalho.

No material armazenado de relatórios de não conformidades, você pode analisar os resultados de cada vistoria e criar um plano de ação para as próximas avaliações de erros. Alguns dos benefícios de fazer isso são:

·       Prolongar a vida útil das ferramentas e máquinas;

·       Melhorias contínuas no controle de dados e monitoramento de equipamentos;

·       Redução de custos com o funcionamento de aparelhos.

 

Como fazer um registro de não conformidade?

Para facilitar a compreensão do que ocorreu e das soluções que devem ser efetuadas, é necessário que o registro contenha alguns fatores indispensáveis, como:

 

Definição objetiva do que aconteceu;

·       Evidências concretas, como fotos, lista de fatos verificados e observações detalhadas; 

·       Referências de normas para o cumprimento adequado das atividades;

·       Anexo de documentação da organização.

 

Uma ferramenta de checklist pode ajudar bastante na elaboração de um registro de não conformidade, pois automatiza os resultados e torna mais prático o acesso do histórico de resoluções das falhas. Com um sistema automatizado, é possível:

·       Preencher as informações de forma automática;

·       Registrar fotos, especificando a data e o local;

·       Definir pontuação para cada inspeção ou auditoria;

·       Estabelecer responsáveis ou prazos;

·       Armazenar informações e integrar dados;

·       Acessar o histórico de documentos facilmente;

·       Adicionar uma assinatura digital.

 

Importância de fazer o registro de não conformidade na sua empresa, e como os checklists podem ajudar na implementação dessa estratégia,

 

 

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