REGISTRO DE NÃO CONFORMIDADE - O QUE É E COMO FAZER NO SEU NEGÓCIO?

 

O registro de não conformidade é uma oportunidade única de melhorar produtos, serviços e processos na rotina das empresas, permitindo a análise de erros ou falhas para solucioná-las com mais facilidade. Saiba mais!

Você tem dúvida se o registro de não conformidade pode ajudar sua empresa? Essa prática permite melhorias contínuas em organizações de diversos segmentos e processos, pois é muito mais do que um meio de encontrar falhas ou desvios.

Registrar não conformidades em um relatório é uma forma de planejar medidas para solucionar problemas encontrados no dia a dia das atividades, além de facilitar a realização de um armazenamento histórico.

Neste conteúdo, você vai descobrir como lidar com as não conformidades na sua empresa, como analisá-las da forma adequada e como ter melhores resultados no seu negócio.

 

O que é um registro de não conformidade?

O registro de não conformidade é uma evidência documentada de tudo o que não foi cumprido ou que foi verificado como falha em determinados processos de uma empresa. Ao registrar as não conformidades, é necessário estabelecer três fatores:

·       Fato: o que aconteceu para haver a não conformidade;

·       Evidência: pontos que confirmam ou negam o surgimento de não conformidade;

·       Requisito: o que não foi atendido nem cumprido.

Então esse documento, além de registrar todas as atividades que tiveram falhas ou que não foram realizadas de forma adequada, o registro de não conformidades também pode contribuir em manutenções preventivas, inspeções e auditorias de qualidade.

 

O que deve ter em um registro de não conformidade?

Para registrar uma não conformidade, é necessário ter objetividade e clareza, a fim de facilitar o entendimento sobre as falhas e os desvios mapeados. Ao fazer os registros com o máximo de evidências possíveis, é mais fácil planejar caminhos acertados para a melhoria contínua dos processos.

 

Alguns dos pontos que não podem faltar no registro são:

·       Data e setor: quando e onde ocorreu a não conformidade;

·       Requisito: o que não foi cumprido devidamente; 

·       Descrição do que ocorreu: observações e detalhes do ocorrido;

·       Correção: o que pode ser feito para corrigir ou evitar a não conformidade;

·       Responsável: quem se responsabiliza pelo setor e pelo registro;

·       Prazo para conclusão: data prevista para a correção do problema;

·       Análise de causa: o que causou o problema e provocou a não conformidade;

·       Ação corretiva: qual a solução para evitar que o erro se repita;

·       Monitoramento: analisar a eficácia do que foi feito para corrigir as falhas e se foi possível reduzir a não conformidade.

 

Para que servem os registros de não conformidades?

É possível registrar erros, falhas e não cumprimento de atividades em diversos setores e processos de um negócio. Confira, a seguir, o que são exemplos de não conformidades.

 

Manutenção preventiva

Ao registrar uma não conformidade, você consegue identificar os problemas que estão ocorrendo, o que permite o planejamento e agendamento das próximas manutenções preventivas ou corretivas, a fim de solucionar os problemas.

 

Inspeção ou controle de qualidade

Para inspecionar, realizar auditorias e realizar um controle de qualidade efetivo, é necessário monitorar o estado dos equipamentos e acompanhar o desempenho de cada atividade, a fim de garantir a segurança do maquinário, dos colaboradores e do ambiente de trabalho.

No material armazenado de relatórios de não conformidades, você pode analisar os resultados de cada vistoria e criar um plano de ação para as próximas avaliações de erros. Alguns dos benefícios de fazer isso são:

·       Prolongar a vida útil das ferramentas e máquinas;

·       Melhorias contínuas no controle de dados e monitoramento de equipamentos;

·       Redução de custos com o funcionamento de aparelhos.

 

Como fazer um registro de não conformidade?

Para facilitar a compreensão do que ocorreu e das soluções que devem ser efetuadas, é necessário que o registro contenha alguns fatores indispensáveis, como:

 

Definição objetiva do que aconteceu;

·       Evidências concretas, como fotos, lista de fatos verificados e observações detalhadas; 

·       Referências de normas para o cumprimento adequado das atividades;

·       Anexo de documentação da organização.

 

Uma ferramenta de checklist pode ajudar bastante na elaboração de um registro de não conformidade, pois automatiza os resultados e torna mais prático o acesso do histórico de resoluções das falhas. Com um sistema automatizado, é possível:

·       Preencher as informações de forma automática;

·       Registrar fotos, especificando a data e o local;

·       Definir pontuação para cada inspeção ou auditoria;

·       Estabelecer responsáveis ou prazos;

·       Armazenar informações e integrar dados;

·       Acessar o histórico de documentos facilmente;

·       Adicionar uma assinatura digital.

 

Importância de fazer o registro de não conformidade na sua empresa, e como os checklists podem ajudar na implementação dessa estratégia,

 

 

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INSPEÇÃO: O QUE É E SUA IMPORTÂNCIA PARA A EMPRESA

 

 

 

Saiba o que é inspeção, veja quais são os benefícios, como fazer, quais são os indicadores mais importantes e muito mais!

Faz muito tempo que a inspeção deixou de ser vista como um gasto e passou a ser um investimento inteligente para as empresas. 

Mas como fazer uma inspeção com eficiência? Quais são os itens que uma empresa deve avaliar? No artigo a seguir, veremos como fazer uma vistoria, o que analisar e seus benefícios.

 

O que é inspeção?

A inspeção é um processo de vistoria de um espaço, equipamento ou prática, garantindo que todos os procedimentos estejam sendo executados de maneira adequada. Seus objetivos incluem manter o pleno funcionamento do equipamento, aumentar sua vida útil e garantir a segurança dos profissionais envolvidos. 

Essa prática permite identificar falhas e pontos de melhoria para aprimorar o serviço ou produto e assim oferecer um resultado confiável tanto para a empresa quanto para o cliente final, além de considerar também o bem-estar dos colaboradores envolvidos no processo.

 

Quais são as vantagens de fazer uma inspeção?

Por ser um tipo de auditoria, a inspeção ajuda a mapear pontos de atenção que podem ser melhorados, evitando danos (às pessoas, ao maquinário ou ao produto final) e potencializando os resultados do trabalho para que o desempenho da empresa fique ainda melhor.

Quando a inspeção é baseada na manutenção preventiva, por exemplo, pode identificar falhas e riscos, evitar paradas inesperadas, otimizar a produtividade da equipe e aumentar a qualidade das atividades.

 

Por isso, algumas das vantagens de fazer inspeções são:

·       Avaliação de riscos;

·       Correção de pontos negativos;

·       Implementação de melhorias;

·       Mais segurança no trabalho;

·       Redução de custos;

·       Melhor gestão de tempo;

·       Aumento da produtividade.

Continue lendo o artigo para entender melhor como usar a inspeção a seu favor nos negócios.

 

Prejuízos que a falta de inspeção pode causar

Justamente por trazer muitas vantagens, a não realização da inspeção também pode acarretar em dor de cabeça. Alguns prejuízos que a falta de inspeção pode causar são:

 

Aumento de custos

Assim como a inspeção ajuda a apontar áreas em que pode haver corte de gastos, a falta dela não só atrapalha essa prática como também possibilita que alguns danos dispendiosos não sejam identificados.

Desse modo, problemas tendem a se acumular e os custos crescem junto, ocasionando correções mais caras e muitas vezes até a substituição total do ativo.

 

Riscos à saúde e segurança

Quando o maquinário ou ambiente não é inspecionado com frequência, ele pode acarretar falhas que, além de prejudicar o andamento do processo, ainda apresentam riscos à saúde e segurança dos colaboradores.

Isso porque algumas falhas só são identificadas quando examinadas, de modo que podem passar despercebidas no dia a dia e assim causar danos à saúde, como queimaduras, queda de nível, intoxicação, entre outros.

 

Tempo ocioso

Outra coisa que a inspeção ajuda a avaliar é possíveis defeitos (mesmo os que ainda não causam impacto) nos equipamentos. Se não houver inspeção para diagnosticar as não conformidades, a tendência é que futuramente seja preciso desligar a máquina para reparo, suspendendo suas operações, atrasando o trabalho e deixando os colaboradores com tempo ocioso.

 

Danos ao produto

Se sua empresa trabalha com produção ou manutenção, a falta de inspeções pode acarretar em danos tanto ao maquinário quanto ao produto final. Isso gera desperdício, eleva os gastos, exige retrabalho e afeta negativamente a reputação da empresa, principalmente se houver necessidade de recall.

 

De quem é a responsabilidade de fazer a inspeção?

A inspeção pode ser realizada por um profissional da própria empresa, ou ainda por uma empresa terceirizada especializada em auditorias.

Como existem vários tipos de inspeção (falaremos mais sobre isso logo abaixo), é possível designar profissionais de diferentes áreas para fazer a perícia em cada setor, contando com a expertise de cada um.

 

O que é examinado na inspeção?

O que será examinado na inspeção vai depender do objetivo da mesma, e pode variar também conforme a área de atuação da empresa.

Alguns pontos que podem ser examinados nesse tipo de vistoria são:

·       Segurança dos colaboradores e uso de EPI’s;

·       Saúde geral dos equipamentos;

·       Boas condições de trabalho;

·       Boas práticas de higiene;

·       Estado de conservação do espaço;

·       Assertividade dos processos utilizados;

·       Qualidade do produto final.

Você pode fazer quantas inspeções forem relevantes para o seu negócio, sejam elas juntas (inspeção geral) ou parciais. Além disso, outra possível divisão é:

Inspeção de rotina: realizada regularmente para assegurar o andamento do processo, como é o caso das inspeções de segurança que devem ser feitas diariamente;

Inspeção eventual: quando há um indício de que alguma coisa não está operando corretamente, é possível solicitar uma inspeção não programada para averiguar se o problema procede. Isso ocorre com diferentes tipos de manutenção;

Inspeção oficial: é realizada por órgãos de fiscalização e controle, como secretarias de meio ambiente, vigilância sanitária, entre outras. Normalmente, esse tipo de inspeção não é agendado pela empresa e pode até ser feito sem aviso prévio;

Inspeção externa: quando uma agência externa é contratada para fazer auditorias, a inspeção é realizada de maneira diferenciada.

 

Quais são os tipos de inspeção que existem?

Alguns tipos de inspeção são mais comuns e até obrigatórios para alguns segmentos, e também possuem características específicas para sua execução. Veja como eles funcionam:

 

Inspeção de segurança

Trata-se de um grupo de ações que têm como objetivo reduzir o número de acidentes de trabalho, identificando situações que podem trazer riscos para o colaborador. 

A inspeção de segurança exige que a política de trabalho da empresa esteja alinhada com a legislação trabalhista, trabalhando para impedir situações de risco e minimizar seu impacto na saúde dos funcionários.

As inspeções estão diretamente ligadas com as NR’s (Normas Regulamentadoras do Governo Federal). Dentre as principais estão:

·       NR-10: trabalho em instalações elétricas;

·       NR-12: uso de máquinas e equipamentos de produção;

·       NR-13: operações com caldeiras, vasos de pressão e tubulações; 

·       NR-18: indústria da construção civil;

·       NR-33: trabalho em espaços confinados.

 

Modelo gratuito de checklist NR10 do Produttivo

Esse tipo de inspeção precisa ser praticado com frequência para que as atividades sejam executadas com segurança no dia a dia, cuidando da saúde dos colaboradores ao mesmo tempo que evita transtornos causados por acidentes de trabalho.

 

Inspeção veicular

No caso da prestação de serviço, a inspeção veicular tem como objetivo:

Inspecionar a entrada e saída de veículos; 

Identificar não conformidades nos veículos e agendar planos de ação, como manutenção corretiva;

Acompanhar o histórico da frota. 

Tudo isso para garantir que os veículos circulem com segurança, evitando paradas e atrasos logísticos que podem causar prejuízos.

O Código de Trânsito Brasileiro exige que veículos de passeio, rodoviários e de carga sejam periodicamente inspecionados. 

 

Inspeção Técnica Veicular (ITV)

Nesse tipo de vistoria, todos os equipamentos dos veículos são analisados para verificar seu funcionamento e atestar que ele está apto a circular. Quando o veículo é aprovado, ele recebe um Certificado de Segurança Veicular (CSV). Por sua vez, este documento é obrigatório para emissão e regularização do licenciamento.

 

Inspeção predial

A proposta da inspeção predial é descobrir se a edificação está funcionando sem nenhum problema, verificando diversos pontos importantes, por exemplo:

·       Desempenho;

·       Funcionalidade;

·       Vida útil; 

·       Segurança;

·       Estado de conservação;

·       Manutenção;

·       Utilização;

·       Operação. 

A norma NBR 16747, que regula a inspeção predial, destaca com mais clareza qual é o objetivo da inspeção predial:

“Tem por objetivo constatar o estado de conservação e funcionamento da edificação, seus sistemas e subsistemas, de forma a permitir um acompanhamento sistemático do comportamento em uso ao longo da vida útil, para que sejam mantidas as condições necessárias à segurança, habitabilidade e durabilidade da edificação”.

O diagnóstico também é denominado como vistoria do check-up. Ela reduz as chances de acidentes prediais e ajuda a visualizar quais são os locais que merecem mais investimentos.

 

Inspeção sanitária

De acordo com a RDC (Resolução da Diretoria Colegiada do Ministério da Saúde) 207/2018, a inspeção sanitária é:

“O conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que visa a proteção da saúde individual e coletiva, por meio da verificação in loco do cumprimento dos marcos legais e regulatórios sanitários relacionados às atividades desenvolvidas e às condições sanitárias de estabelecimentos, processos e produtos.  A inspeção permite a adoção de medidas de orientação e correção de situações que possam causar danos à saúde da população”.

Veja algumas áreas em que a inspeção sanitária atua:

·       Medicamentos e equipamentos hospitalares;

·       Armazenamento e distribuição de alimentos; 

·       Qualidade do ar em ambientes públicos (climatização).

 

Inspeção de equipamentos

Assim como a inspeção de segurança, a inspeção de equipamentos pode ser aplicada em diversos tipos de laudos. Citamos no primeiro tópico, mas é sempre bom relembrar: NR-10, NR-12, NR-13, NR-18 e NR-33. 

Porém, nesse tipo de inspeção, o foco são os ativos usados para execução do trabalho, como máquinas e aparelhos. Por isso, pode ser aliada à manutenção preventiva.

 

Como fazer inspeção?

A estratégia de inspeção precisa ser traçada de maneira que todas as etapas sejam de fácil compreensão e execução, e basear-se de acordo com o dia a dia da empresa. Por isso, é importante fazer algumas reflexões:

·       O quê: qual é o ativo, local ou processo a ser inspecionado? 

·       Quando: qual a frequência das inspeções? 

·       Por quê: qual é o propósito?

 

Definição dos equipamentos

No caso da inspeção, é importante estabelecer quais são os itens que devem ser avaliados. Você pode inspecionar os processos da empresa, os locais, os equipamentos, entre outros pontos. Com base nessas informações, vai ser mais fácil definir a frequência.

 

Periodicidade das inspeções

O próximo passo é determinar a periodicidade das inspeções, que podem ser diárias, semanais, mensais, semanais, anuais ou qualquer outro intervalo de tempo que faça sentido para cada caso.

Tenha em mente que cada situação pode demandar uma frequência diferente, portanto considere adotar um plano de manutenção para ter mais controle.

 

Realização das atividades

Agora, você precisa definir o objetivo das inspeções conforme o que está sendo analisado. Por exemplo: ao fazer uma inspeção de segurança, seu objetivo pode ser reduzir o número de acidentes de trabalho.

Portanto, estabeleça seus objetivos e coloque seu planejamento em prática. Invista em checklists e relatórios de não conformidades para te ajudar a verificar as questões abordadas na inspeção.

A missão é garantir que os pontos de atenção sejam identificados e devidamente registrados para que sejam corrigidos ou aperfeiçoados. É fundamental que as inspeções sejam confiáveis para a empresa, baseadas em dados e indicadores.

Algumas ferramentas, como checklists digitais, podem auxiliar na hora de obter e registrar as informações, usando recursos como questões de preenchimento obrigatório, fotos para comprovação, registro de data e hora, entre outros.

 

Plano de inspeção

Outra ferramenta capaz de tornar o processo mais fácil é o plano de inspeção. Quando todos os itens anteriores (o quê, quando e por quê) já estiverem claros, esse tipo de planejamento pode ser usado como um cronograma.

Esse material sinaliza qual tarefa deve ser realizada e quando, permitindo também a programação dos profissionais responsáveis e até reunindo os itens que precisam de verificação em cada inspeção.

O plano de atividades do Produttivo permite agendar serviços automaticamente, com alertas para lembrete e registro vinculado ao histórico de cada equipamento.

 

Quais são os indicadores de inspeção?

Os indicadores são pontos-chave no processo de inspeção — são eles que oferecem dados seguros dos problemas mais comuns na empresa. Também ajudam na otimização dos processos e na prevenção de problemas que podem ocorrer no futuro.

 

Vamos conhecer alguns dos indicadores mais usados:

Eventos de ação corretiva/ ação preventiva (CAPA): utilizados para indicar a necessidade de corrigir defeitos e não conformidades que aparecem com frequência nas inspeções; 

Índice de ordem perfeita (POI): mostra como a empresa atende a solicitação do cliente, desde o período em que o pedido é feito até a entrega e o envio do orçamento; 

Número de auditorias ou inspeções realizadas: é a quantidade de auditorias e inspeções executadas naquele ativo ou espaço; 

Número de acidentes e incidentes relatados: esse registro considera a quantidade de acidentes e incidentes identificados pelas inspeções;

Taxa total de incidentes registráveis: exibe o cenário atual em relação a segurança; 

Quase acidentes: situação não planejada que não trouxe ferimentos, doenças ou danos, mas que tinha potencial para tanto; 

Taxa de incidência de lesões por perda de tempo: calcula os eventos que aparecem em um determinado período por uma quantidade padrão de envolvidos; 

Taxa de frequência de lesão por perda de tempo: quantidade de acidentes com afastamento de acordo com milhões de horas trabalhadas; 

Danos no equipamento: quantidade de falhas que o equipamento em questão apresentou;

Percepção dos funcionários sobre o comprometimento da gerência: permite entender como os colaboradores avaliam o trabalho do gestor;

Média de horas extras por pessoa: período médio que uma pessoa trabalha fora do expediente normal; 

Índice de Satisfação do Colaborador (ESI): satisfação dos funcionários com a empresa e as atividades que são desempenhadas.

 

Quais são as vantagens da inspeção em uma empresa?

Uma inspeção garante que sua empresa esteja operando de acordo com a lei, dentro das normas de segurança do trabalho e ambientais.

A inspeção pode trazer diversos benefícios para a sua empresa. Veja abaixo quais são os mais importantes.

·       Padronização de processos: a inspeção traz mais organização para o seu negócio;

·       Redução de acidentes: a inspeção traz mais segurança para a rotina dos colaboradores, uma vez que os equipamentos são avaliados com frequência, evitando que os profissionais sejam surpreendidos com uma falha;

·       Identificação de riscos: se for realizada com frequência e de forma estratégica, a inspeção consegue identificar não conformidades com agilidade e evitar que elas apresentem riscos; 

·       Otimização da produtividade: quando uma empresa consegue manter a boa performance dos equipamentos e de segurança, os técnicos se sentem mais confiantes para executar as tarefas; 

·       Aumento da qualidade: um dos principais objetivos da inspeção é padronizar os processos. Com isso, ela auxilia nos níveis de qualidade em cada uma das etapas e suas atividades. 

A inspeção é uma tarefa essencial em uma empresa. Quando ela é utilizada com frequência e com metas claras, ela impacta diretamente na qualidade da produção de qualquer empresa.

 

 

 

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