CICLO
PDCA:
COMO
APLICAR NO GERENCIAMENTO DE RISCOS?
No gerenciamento de riscos, convivemos com o desafio
de mapear, organizar e atualizar gaps nas atividades empresariais,
prevenindo acidentes, otimizando recursos e gerando conformidade com a legislação.
Para isso dar certo, dependemos de boas ferramentas, como o ciclo PDCA.
Você conhece essa metodologia?
O ciclo PDCA realiza o controle de qualidade,
identificando problemas em produtos, serviços, processos e sistemas. Além
disso, aumenta o conhecimento dos gestores sobre as atividades realizadas e
cria um processo lógico para promover melhorias.
Neste artigo, explicaremos a importância de aplicar a
ferramenta ao gerenciamento de riscos e como ela funciona na prática.
Continue a leitura e confira!
O
que é ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é um método de gestão em que é
possível melhorar, continuamente, a qualidade de um sistema a partir da
repetição de etapas.
A
sigla é composta das fases desse circuito:
Ø Planejar
(to plan);
Ø Executar
(to do);
Ø Checar
(to check);
Ø Agir
(to act).
Toda vez que finalizamos as quatro fases e retornamos
à primeira, adquirimos um novo aprendizado e esse conhecimento será utilizado
para eliminar gaps e resolver problemas, de modo que a próxima
execução tenha mais qualidade que a anterior.
Ao adotar o PDCA, as práticas internas são
constantemente aperfeiçoadas com o gerenciamento de riscos. Aquilo que foi
planejado é executado e revisto, inúmeras vezes, buscando uma qualidade mais
próxima da excelência.
O PDCA também é uma forma de identificar mudanças
e promover ajustes. Pois, o gestor está constantemente mapeando as condições do
ambiente de trabalho e verificando se o plano permanece válido. Logo, se algo
estiver diferente, a mudança será percebida e respondida com novas práticas.
Como
funcionam as etapas?
O ciclo PDCA é bastante flexível em relação às
aplicações e aos prazos em que as etapas serão realizadas. As quatro fases
podem ser percorridas em um único dia ou demandar um período mais longo,
dependendo do que foi planejado.
Imagine, por exemplo, um treinamento de segurança no
trabalho. Diariamente o responsável pode revisar os conhecimentos passados para
eliminar o que deu errado e padronizar o que deu certo, além de olhar tudo o
que foi feito durante as semanas de execução do curso.
Abaixo, entenda o passo a passo para aplicar um ciclo
PDCA efetivo.
Planejar
Em todas as aplicações, o ciclo PDCA começa pelo
planejamento.
Nele,
é preciso:
Ø Avaliar
o cenário;
Ø Definir
objetivos e metas;
Ø Fixar
indicadores de desempenho;
Ø Alocar
recursos e pessoas para executar as atividades.
Uma das vantagens é que você pode incorporar outras
práticas de gestão ao planejamento. Nada impede, por exemplo, de adotar
uma matriz 5×5 para avaliar riscos, usar dados coletados na investigação
de acidentes, organizar as informações no modelo 5w2h, entre outros
recursos.
Vale lembrar que é preciso se atentar às normas
regulamentadoras do trabalho, especialmente à NR1, pois a definição de
qualidade para a segurança ocupacional considera os critérios fixados pela
legislação muitas medidas, como o mapeamento dos fatores de risco, os
treinamentos de segurança e a utilização de EPI’s, já vêm fixadas pelas normas
legais.
Ainda, as empresas podem complementar as regras legais
com outros indicadores que tragam mais eficiência para o sistema. Por exemplo,
ao lado do resultado “prevenir acidentes”, exigido pela legislação, podemos
considerar os impactos financeiros da gestão de riscos e adotar
práticas de automação de processos, redução da burocracia e outras ações que
proporcionam maior eficiência.
Em qualquer dos casos, a condição indispensável para
planejar no ciclo PDCA é definir, com clareza, o que é considerado um
resultado satisfatório. As metas devem ser passíveis de medição com
indicadores, como número de acidentes, ausências causadas por doenças
ocupacionais e frequência de incidentes.
Executar
A execução consiste em implementar o
plano, tomando providências para que as ações definidas sejam
desenvolvidas da melhor maneira possível. Por isso, existem questões
relevantes, como motivar os colaboradores, ter pessoas qualificadas nas
atividades e usar a tecnologia para acompanhar o andamento dos processos.
Entre outros motivos, os recursos
de tecnologia são importantes pela quantidade de processos e projetos
que devem ser controlados. A NR1, por exemplo, traz uma lista enorme de
obrigações e mobiliza diferentes áreas.
Como
exemplo dessas exigências, temos:
Ø Se
adequar ao compliance, observando a legislação de saúde e segurança no
trabalho;
Ø Informar
aos colaboradores sobre riscos, medidas adotadas, resultados de avaliações
ambientais, entre outros processos;
Ø Documentar
as atividades em ordens de serviço;
Ø Facilitar
a fiscalização da empresa pelos órgãos competentes;
Ø Determinar
procedimentos em casos de acidentes ou doenças;
Ø Investigar
as causas de acidentes e doenças no trabalho;
Ø Implementar
medidas preventivas para eliminar fatores de risco;
Ø Adotar
medidas de proteção coletiva;
Ø Fixar
procedimentos administrativos e de organização do trabalho;
Ø Implementar
medidas de proteção individual.
A tendência é ter um Programa de Gerenciamento de
Riscos (PGR) e diversas medidas específicas executadas simultaneamente. Logo,
haverá um ciclo PDCA com prazo mais longo para avaliar e melhorar o conjunto,
acompanhado de aplicações de curto prazo para lidar com objetivos específicos.
Checar
A etapa de checagem condensa o controle de
qualidade do ciclo PDCA. Aqui, precisamos comparar a expectativa com a
realidade, confrontando os indicadores coletados com as metas definidas no
planejamento.
Imagine, por exemplo, que a empresa cria um processo
de comunicação interna sobre o uso dos EPI’s e objetiva ter menos de 1
descumprimento para cada 100 funcionários nas fiscalizações ao longo do ano. Se
o resultado estiver dentro da expectativa, o plano terá alcançado a qualidade.
Assim, o objetivo do ciclo PDCA é alcançar a
excelência. Com ele, promovemos melhorias contínuas para que, no confronto
entre o desempenho esperado e alcançado, a realidade supere o resultado
previsto.
Agir
A etapa de ação consiste em analisar os dados
coletados e aprender com a experiência.
Com
isso, podemos levantar diferentes medidas, de acordo com
o feedback obtido na checagem, como:
Ø Alinhar
expectativas se as metas se provarem excessivas;
Ø Padronizar
ações e métodos que deram certo;
Ø Tomar
providências para mudar o que deu errado;
Ø Documentar
atividades para comparar com resultado após as mudanças;
Ø Identificar
mudanças e propor atualizações.
A lista de medidas corretivas e de reforço são
levadas, posteriormente, ao planejamento, reiniciando o ciclo PDCA.
Quais
são os benefícios para o gerenciamento de riscos?
Com o ciclo PDCA, temos um passo a passo para otimizar
os sistemas de gestão, o qual consiste em minimizar as entradas como
custo, tempo e esforço da equipe e maximizar as saídas como redução
de incidentes, obediência às regras de segurança e uso de EPI’s.
Além desse benefício, esse recurso também proporciona
a maturidade dos processos e diversidade nas aplicações. Confira mais detalhes
a seguir.
Maturidade
de processos
Nesse sentido, as repetições das etapas são chamadas
de iterações. Cada iteração busca eliminar erros e reforçar acertos, fazendo
com que a qualidade cresça gradualmente com o passar do tempo. Logo,
temos um processo de melhoria com alta maturidade, baseado em padrões claros e
bem definidos.
Diversidade
de aplicações
Um terceiro benefício é a flexibilidade. Em cada etapa
do ciclo PDCA, podemos aplicar diferentes métodos de trabalho e
ferramentas de gestão. Além disso, conseguimos extrair o máximo
do investimento em tecnologia. Afinal, o software de
gerenciamento de riscos facilita ainda mais o trabalho, melhorando nossa
capacidade de visualizar e gerir os processos.
Com isso, você pode utilizar o ciclo PDCA como modelo
de trabalho, organizando as atividades que já são realizadas na empresa e
incorporando novas práticas de gestão. Assim, sua organização estará apta a
melhorar processos, sistemas de saúde e segurança do trabalho.
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