SAIBA O QUE É E COMO FAZER A QUALIFICAÇÃO CADASTRAL NO ESOCIAL

 

Uma das obrigações mais importantes para os empregadores é conceder informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao Governo Federal, como o cadastro de funcionários no eSocial, um sistema desenvolvido especialmente para facilitar o envio de documentos e dados, tornando o processo mais ágil e menos burocrático.

Não atender a obrigação de prestar essas informações pode gerar multas e outras penalidades para as empresas, então é preciso estar em conformidade com a lei e atender os requisitos exigidos pelo sistema. 

Como é obrigatório, é preciso que as empresas adequem seus processos administrativos para alimentar o eSocial, a fim de transformar essa rotina em parte natural do processo de gestão de documentos sobre os empregados, atendendo as obrigações, prazos e outros pontos importantes específicos para cada evento no sistema.

Entre os tantos processos, um dos mais importantes de ser realizado é a qualificação cadastral no eSocial, pois envolve uma série de atividades que dependem de um cadastro 100% fidedigno. Caso contrário, um cadastro feito com informações imprecisas pode gerar inconsistências na transmissão de dados ao eSocial, perdendo relevância para os órgãos reguladores.

Neste conteúdo vamos te explicar o que é a qualificação cadastral no eSocial, sua importância, como fazê-la e atualizá-la. 

 

O que é qualificação cadastral no eSocial?

A qualificação cadastral no eSocial é uma forma de verificar a coerência das informações relacionadas aos profissionais de uma empresa. O foco deste processo é facilitar e agilizar a gestão de dados, checando nome, data de nascimento, CPF e NIS dos funcionários para certificar uma base segura, enxuta, precisa e unificada de informações.

Quando é realizada uma consulta de qualificação cadastral na Receita Federal, por exemplo, que diverge dos dados inseridos no eSocial, como nome, número de PIS, CPF errados ou em duplicidade, o trabalhador pode encontrar dificuldades na hora de acessar seus benefícios, como aposentadoria ou FGTS, por exemplo.

Nesses casos, o profissional afetado por essas divergências cadastrais pode buscar ajuda no RH da empresa, que deve providenciar imediatamente a regularização, solicitando a correção dos dados dentro do sistema.

De maneira objetiva, a qualificação cadastral no eSocial tem o objetivo de proteger e garantir os direitos do trabalhador, além de evitar dificuldades e problemas para as empresas na hora de conceder informações para o Governo Federal. 

Quando esses dados são cadastrados corretamente no sistema, os processos que envolvem a documentação dos trabalhadores se tornam mais simples, ágeis e efetivos. Desta forma, tanto as empresas, profissionais e órgãos reguladores são beneficiados.

 

Entenda a importância do processo de qualificação cadastral no eSocial

Para escapar de divergências no eSocial com as informações da Receita Federal, é importante entender o funcionamento da qualificação cadastral no eSocial, assim como a importância deste processo.

A qualificação cadastral no eSocial é uma etapa que antecede o cadastro de funcionários no sistema, fator indispensável para garantir a procedência dos dados, cumprimento do envio de eventos e o acesso do trabalhador aos seus benefícios, além de evitar multas e outras punições pesadas para a empresa.

Para que esse processo seja realizado corretamente, é indispensável a análise e checagem das informações dos trabalhadores para garantir que estão realmente corretos. O objetivo deste procedimento é certificar a inexistência de divergências ou irregularidades que possam resultar nos transtornos e problemas citados no parágrafo anterior.

Independentemente da categoria ou função, todos os colaboradores devem ser qualificados, sejam eles empregados, servidores públicos, contribuintes avulsos ou individuais, estagiários e etc.

Com o objetivo de facilitar e acelerar a regularização cadastral dos trabalhadores, o portal do eSocial disponibiliza um aplicativo exclusivo para consulta da qualificação cadastral. Assim, é possível que as empresas identifiquem possíveis divergências entre seus dados já registrados e as informações armazenadas nas bases do CPF e CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais).

 

Como fazer a qualificação cadastral no eSocial?

A consulta da qualificação cadastral do eSocial dos trabalhadores pode ser feita facilmente pela página da plataforma. Para isso, você precisará inserir os dados do colaborador – nome, data de nascimento, CPF e NIS (NIT/PIS/PASEP). 

Para realizar a consulta da qualificação podem ser utilizados dois métodos, módulo web ou módulo lote.

Na primeira opção (web) é permitido o envio de dados para consulta de até 10 trabalhadores de uma única vez. Opção mais indicada para empresas pequenas, com poucos funcionários. 

A segunda, permite enviar um lote com as informações de todos os colaboradores em um arquivo “.txt”. Após o envio, existe um prazo de confirmação de recebimento e verificação de conformidade de até 48 horas. Essa opção é a melhor alternativa para organizações grandes, com número alto de trabalhadores. 

Depois de fazer a consulta, é possível gerar o comprovante do eSocial. Não deixe de imprimir ou gerar um PDF e arquivar o documento.

Tanto para o módulo web, quanto para o lote, os registros serão avaliados pelos órgãos responsáveis a fim de certificar a compatibilidade das informações na base de dados do governo relacionadas ao trabalho e emprego. Caso algum problema ou divergência com os dados do eSocial seja identificado, o sistema emite uma notificação e indica o encaminhamento adequado.

Uma vez concluída a consulta, é possível gerar o comprovante do eSocial ao fim do processo. Certifique-se de imprimir e arquivar o documento. 

 

Como atualizar o cadastro de colaboradores no eSocial?

Diante de quaisquer divergências ou problemas na qualificação cadastral do eSocial, é necessária atualização imediata das informações erradas ou preenchimento das inexistentes.

Qualquer tipo de alteração nos dados dos colaboradores pode ser feito diretamente no eSocial por meio da geração de um evento específico para cada objetivo. Cada evento deverá ser utilizado para um determinado objetivo, conforme descrito no manual de instruções do eSocial.

Para atualizar as informações de colaboradores relacionadas ao seu cadastro ou contrato são utilizados os eventos S-2205 e S-2206 respectivamente.

 

Confira como funciona cada um desses eventos.

S-2205 – Para alteração de dados cadastrais do trabalhador

De acordo com o manual do eSocial, esse é o evento que deve ser gerado para realizar e registrar alterações de dados cadastrais do trabalhador, como documentação pessoal, endereço, escolaridades, estado civil ou contato, por exemplo.

Este evento deve ser criado para os trabalhadores com dados cadastrais inseridos anteriormente pelo evento S-2200 e para profissionais sem vínculo de emprego com informações registradas pelo evento S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início.

 

S-2206 – Para alteração dos dados de contrato de trabalho

Para os casos de alteração de dados do contrato de um ou mais trabalhadores, o manual determina a criação do evento S-2206. Nele, podem ser atualizados dados relacionados com a remuneração, periodicidade de pagamento, cargo, função, local e jornada de trabalho.

Este evento deve ser transmitido ao eSocial até o 7º dia do mês seguinte ao da alteração contratual informada no evento ou até a data de envio dos eventos mensais de folha de pagamento já com as alterações.

Pronto, agora você está preparado para fazer a consulta de qualificação cadastral no eSocial e garantir a conformidade dos dados de seus trabalhadores no sistema. Para aprender mais sobre essa plataforma ou saúde e segurança do trabalho, continue no blog!

 

 

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COMPENSA CONTRATAR UM SOFTWARE DE SAÚDE E SEGURANÇA OCUPACIONAL PARA ESOCIAL?

ASSESSORIA ESPECIALIZADA EM SST É A SOLUÇÃO.

 

Oferecer um ambiente seguro para os colaboradores realizarem suas rotinas diárias é fundamental para que trabalhem com eficiência e tranquilidade, sem terem que se preocupar com as ameaças e sabendo que, caso algo inesperado aconteça, terão o respaldo da empresa em relação à sua saúde e bem-estar.

É por esse e muitos outros motivos que o eSocial foi criado. Assim, é possível que o Governo entenda melhor o que acontece dentro das empresas e garanta o cumprimento das Normas Regulamentadoras estabelecidas para efetivar ações de manutenção e promoção da saúde nos ambientes de trabalho.

Além disso, o eSocial acaba ajudando na gestão de SST - Saúde e Segurança do Trabalho das empresas, pois agora não é mais necessária tanta papelada para enviar as informações às autoridades responsáveis pelo assunto e toda essa documentação fica mais acessível, segura e organizada para seus interessados. 

Como eSocial conta com todo um rol de procedimentos, tabelas de eventos obrigatórios que precisam de uma grande quantidade de informações, é importante que além de investirem em gestão de SST, as empresas também contem com o apoio de um Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial a fim de garantir o preenchimento correto, periódico e obrigatório de informações.

Neste conteúdo, como um Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial pode ser um excelente aliado para o pleno atendimento de suas exigências.

 

Qual a importância da gestão de SST em uma empresa?

Uma boa gestão de SST garante que a empresa opere com seus trabalhadores seguros e protegidos, e reduz drasticamente a probabilidade de acidentes, que por sinal são inadmissíveis e custam caríssimo tanto para a vida do colaborador, quanto para a imagem e o caixa da empresa. 

Além disso, o controle de SST ajuda os gestores e TST’s -Técnicos de Segurança do Trabalho a identificar os principais riscos que os funcionários estão expostos durante suas rotinas laborais e desenvolver planos de ação que minimizem esses riscos e ainda fiscalizem as condutas internas no cotidiano de trabalho.

 

Assim, com uma gestão de SST bem efetivada, as empresas obtêm: 

·       Redução de custos;

·       Melhor qualidade de vida para os colaboradores;

·       Aumento de produtividade;

·       Conformidade com a legislação e atendimento das Normas Reguladoras - NR’s.

 

Para que serve o eSocial?

O eSocial é uma plataforma online desenvolvida pelo Governo Federal com objetivo de reunir informações sobre os empregadores, seus funcionários e suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias em um único banco de dados.

Assim, o eSocial funciona como uma ponte de informações entre empresas e Governo Federal que, além de servir como meio de monitoramento, simplifica processos e os torna mais transparentes.

Dessa forma, todos os trabalhadores passam a ter suas informações registradas no sistema, facilitando a análise por parte do governo e das empresas que, com apenas uma fonte de informações consegue informar o cumprimento de suas obrigações legislativas às 4 entidades governamentais de uma só vez.

Antes de ser lançado, o eSocial preocupava muito as empresas, devido a quantidade de informações necessária para alimentar o sistema para pleno cumprimento das NRs e demais obrigações. 

Com pouco tempo de uso, entretanto, o sistema se mostrou muito mais útil do que se esperava, agilizando e refinando as rotinas relacionadas à SST e permitindo que os profissionais da área tenham mais tempo para o que realmente importa: concentrar-se no seu negócio e, de quebra, garantir a segurança e promover a saúde dos colaboradores em seu ambiente de trabalho, tornando as rotinas cada vez mais seguras e eficientes.

Agora, o eSocial é uma realidade nas empresas brasileiras e seu preenchimento adequado faz parte das obrigações de uma organização.

Preciso de um software para enviar os eventos do eSocial?

Contratar um Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial não é obrigatório, embora seja uma excelente opção para otimizar o tempo da sua equipe. 

Porém a simples contratação de um aplicativo não garante a gestão organizada das obrigações de SST. Uma equipe de profissionais multidisciplinares deve atuar em conjunto para que estas obrigações sejam antecipadas aos seus vencimentos, executadas e enviadas ao portal do eSocial dentro do prazo limite estabelecido, evitando multas e obrigações acessórias que poderão onerar substancialmente as operações da sua empresa.

Para a perfeita realização das obrigações de SST (GRO – PGR – NR7 – NR9 – NR17 e LTCAT, para citar apenas com os principais, já que são 38 NR’s) é preciso que os programas estejam em dia, os riscos e perigos da sua instituição estejam identificados e controlados, que sejam organizados em uma matriz específica e que haja um plano de gerenciamento destes riscos com cronograma de ações a serem executadas com base nas características da sua atividade, levando em conta a probabilidade e severidade dos risco mapeados. 

Uma vez analisada a situação “ambiental” da sua empresa, você precisa controlar os exames dos funcionários que precisam ser feitos com periodicidade, além, é claro, de admissões, demissões, mudanças de risco da função e exames de retorno ao trabalho. Na NR7 - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional e na Avaliação Ergonômica Preliminar, exames complementares serão identificados, que são aqueles realizados antes da avaliação do médico, na consulta ocupacional, para a identificação da presença de possíveis agravamentos na saúde do trabalhador. 

Estes exames demandam a expedição de requisições que são privativas de médicos do trabalho e serão realizados em instituições como clínicas, laboratórios, fonoaudiólogos etc. Todos estes dados precisam ser compilados mensalmente, organizados no layout do eSocial e transmitidos para o portal, sob pena de notificações e multas pesadas, cuja reincidência prevê progressão dos valores de forma aritmética, ou seja, podem dobrar o valor a cada novo evento. 

Todas as informações podem ser acessadas e transmitidas diretamente pelo eSocial. Entretanto, para realizar o envio direto de informações é preciso agrupá-las em eventos, algo que um software de gestão pode SST fazer, mas precisa ser operado por quem saiba os detalhes e meandros da Saúde e Segurança do Trabalho e se dedique de forma bastante intensa a este propósito.

·       S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho;

·       S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador;

·       S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco.

 

Esses eventos obedecem uma ordem lógica que segue a seguinte sequência:

·       Informações do empregador → Eventos de tabelas → Cadastramento inicial de vínculos → Eventos não periódicos → Eventos periódicos → Eventos totalizadores

 

Essa sequência precisa ser seguida, pois os dados dos primeiros arquivos são necessários para o processamento de dados de arquivos seguintes, como demonstrado no fluxograma acima. 

Por exemplo: para que seja feito o cadastramento de algum trabalhador é preciso das informações do empregador. Caso seja necessário registrar alguma ocorrência que envolva um colaborador, como exames periódicos ou acidente, é preciso de suas informações cadastrais já inseridas na etapa de cadastramento inicial de vínculos.

 

Um software de gestão em SST é uma despesa que vale a pena?

Apesar do envio de eventos poder ser feito diretamente no eSocial, existe uma grande dificuldade devido ao número elevado de obrigações acessórias e de especificidade que cada evento requer para ser gerado e enviado ao sistema.

Para isso, toda vez que um evento precisa ser transmitido, é necessário um grande levantamento de informações, assim como a checagem de todas elas.

Com a participação de uma empresa de assessoria de saúde e segurança do trabalho é muito mais fácil e rápido gerar e armazenar os documentos obrigatórios requeridos nas NR’s de SST, pois os profissionais envolvidos (Médicos, Técnicos de Segurança do Trabalho e Departamento Operacional terceirizados), utilizando os dados já cadastrados num sistema próprio e em conexão online com o Governo podem realizar esta tarefa de forma profissional, rápida e segura.

Para que as informações sejam transmitidas ao eSocial, elas precisam estar em um arquivo no formato XML, arquivo gerado por apoio de software específico que organiza e converte as informações para o formato compatível com o portal.

Com o auxílio do Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial, os dados utilizados para gerar esses arquivos são coletados automaticamente e reunidos com outras informações provenientes do RH para a realização da documentação de qualquer evento.

Assim, é possível garantir que não haja erros cadastrais ou desconformidades nas informações transmitidas, evitando possíveis multas e penalizações por descumprimento das obrigações exigidas pelo eSocial. 

Motivos que compensam a contratação de uma empresa prestadora de serviços de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial

Se você ainda não entendeu porque uma equipe especializada de software de saúde e segurança ocupacional para eSocial é investimento e não uma despesa, observe os motivos que compensam a contratação deste tipo de serviço.

 

Controlar por sistema as datas dos Exames e Atestados (ASO)

Uma equipe profissional terceirizada tem a capacidade de atender todas as necessidades de registro e ações obrigatórias no que diz respeito à saúde e segurança do trabalhador.

Isso quer dizer que, com os profissionais adequados é possível emitir requisições, e gerenciar as datas e realizar exames complementares, ASO’s, GRO – PGR NR7, NR9, NR17, LTCAT e todas as outras NR’s que devam ser incorporadas à sua atividade (38 NR’s) com laudos completos, de acordo com as exigências do eSocial.

Além disso, também é possível agendar exames e emitir relatórios. Tudo isso de forma rápida e segura e sem que você tenha que manter alguém na sua empresa somente para isto, onerando folha de pagamento e desviando o foco do seu negócio.  

 

Gerenciar Eventos eSocial

Além de transmitir os eventos, é preciso acompanhar os envios e recebimento de informações com o Governo Federal. 

Com tudo cadastrado corretamente, a terceirização dos serviços de SST afasta a preocupação de gerar ou converter arquivos para o formato XML, uma vez que esta obrigação deverá ficar a cargo da empresa contratada. 

Através de relatórios é possível acompanhar o envio e recebimento de arquivos com status de horário de envio, aprovação ou recusa direto na tela do gerenciador de eventos. 

 

Segurança dos seus dados

Os dados são uns dos ativos mais importantes de uma empresa. Neles estão contidas informações críticas para os negócios. O cadastro da empresa, seus trabalhadores, histórico de exames e mais uma série de informações relacionadas com SST precisam ser armazenadas com segurança e passar por backups constantes para mantê-los íntegros e à disposição pelo tempo que for necessário.

Uma empresa terceirizada dos serviços de SST de boa qualidade tem capacidade oferecer a proteção necessária devido ao armazenamento em nuvem e os backups rotineiros, além de oferecer acesso rápido, facilitado e estar disponível sempre que necessário

Além disso, ela será responsável pela guarda dos prontuários médicos por 20 anos, uma obrigação trabalhista e previdenciária esquecida por muitas empresas. Também promove e protege, com o devido respeito, os dados pessoais dos clientes, de acordo com as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei Federal 13.709, 14/08/2018).

 

Suporte Técnico Especializado

A empresa terceirizada de saúde e segurança ocupacional evita que você quebre a cabeça tentando transmitir algum evento, gerar documentos ou encontrar alguma informação específica.

Isso porque, ao contratá-la, você também contrata o suporte técnico especializado, que pode te auxiliar rapidamente com as informações necessárias para solucionar seus problemas ou dificuldades no dia-a-dia do relacionamento de SST com seus colaboradores.  

Além disso, se a empresa de SST tiver boas plataformas digitais, você ainda contará com toda a base de informações online e muitas vezes você encontra o que procura diretamente nos acessos on line, artigos e notas de procedimentos, resolvendo suas questões dentro do sistema sem nem mesmo precisar do atendimento pessoal.

Então, gostou de conhecer as características e motivos que tornam a contratação de uma empresa especializada em Saúde e Segurança do Trabalho muito compensadora? Para aprender mais sobre eSocial e atendimento especializado e gestão completa de saúde e segurança do trabalho continue no nosso blog!

 

 

 

 

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