GESTÃO DO TEMPO: 

ESTRATÉGIAS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE

 

Entre as raras coisas que não conseguimos recuperar está o tempo. Considerado uma das moedas mais valiosas do mundo moderno, quando gerenciado de forma errada, traz vários transtornos para a empresa com sérios impactos negativos. Saber dosar muito bem as horas do dia e ter inteligência para administrar a agenda de tarefas, exige um domínio da gestão do tempo. E como queremos o melhor para você, separamos estratégias simples, mas que vão transformar a sua produtividade da noite para o dia.

 

O que é gestão do tempo? 

 

Você sabe quanto tempo gasta em cada atividade da sua rotina na empresa onde trabalha? Entender como se utiliza o horário do expediente correspondendo às expectativas e execução de tarefas indica que você faz uma boa gestão do tempo.

A gestão do tempo determina o quanto cada demanda ocupará espaço na agenda, eliminando o que é desnecessário e dando ênfase ao que realmente importa.

 

Qual a importância da gestão do tempo?

 

Pare de desperdiçar seu tempo! 

 

Quando você abre seu e-mail com tantas demandas fica perdido ao não saber onde começar? A gestão do tempo te ajuda a eliminar o que não é prioridade e a colocar no topo da lista de tarefas o que precisa ser feito em primeiro lugar.

Além disso, você também consegue estipular prazos e até minutos e horas para executar determinadas tarefas. Isso exige um foco e concentração maiores. No início, será desafiador. Eliminar distrações é um bom começo. Mídias sociais pessoais, mensagens em aplicativos, e-mails. A cada notificação nos distraímos e deixamos de lado aquilo que estava em desenvolvimento. Se você é desse time, coloque limites. 

 

Existem muitas outras sugestões que podem melhorar o seu tempo e equilibrar o foco. Confira todas elas aqui: Aplicativo para produtividade: o guia definitivo para melhorar sua rotina.

 

Evite retrabalho

 

Mais que ter total atenção naquilo que está fazendo, ao aplicar a gestão de tempo em cada atividade da agenda, você tem o direcionamento certeiro no que precisa ser feito. Sabe quando a gente dá o sangue em algum projeto, mas aquele não é o momento e nem a prioridade da empresa? Se feito na época errada, quando chegar no prazo estipulado, talvez muitas coisas possam ter mudado e refazê-lo do zero será necessário.

Com isso, reforçamos a importância do planejamento em todos os setores e equipes. Se um colaborador está fazendo algo, ele precisa saber o porquê está fazendo e qual o prazo de entrega. E tudo precisa ir de encontro aos objetivos e metas da empresa.

E mais que fazer tudo dentro do prazo, zelar pela qualidade dos processos é extremamente necessário. Afinal, não adianta entregar tudo em dia, se nada corresponde à necessidade da equipe ou da empresa como um todo: 

 

O que são relatórios de qualidade e produtividade.

 

Estratégias para aumentar a produtividade por meio da gestão do tempo

1 – Organização é o primeiro passo 

 

Ter todas suas tarefas do dia organizadas é fundamental. Começar o dia sabendo o que você vai fazer, te ajuda e divide seu tempo para cada atividade. Dessa forma, nenhuma ficará de fora e quando surgir o questionamento sobre prazo, você terá na ponta da língua o status de cada demanda.

Hoje, existem diversas formas de fazer essa organização: agendas, planners, trello, asana. O método que você vai utilizar varia de acordo com seu gosto. O importante é seguir uma lista e ter um direcionamento para que nada fique para trás.

A rotina ajuda muito bem. Reuniões sempre no mesmo dia e horário com as equipes e agendadas previamente, melhoram a produtividade e economizam nos preparativos. Ao saber previamente quando vão se reunir e o objetivo daquele encontro, as pessoas se preparam mais e conseguem otimizar o tempo.

E por falar em reunião, reveja todo o protocolo que envolve essa

Todas as reuniões são produtivas e realmente precisam ser realizadas? Aquela reunião poderia ser um e-mail? Então, elimine-a da agenda e poupe os envolvidos para que foquem em ações que proporcionem melhores resultados.

Aqui mesmo no blog da Field, temos conteúdos direcionados sobre o tema:

 

·       Reunião de trabalho: como ser produtiva e motivar;

·       Reuniões produtivas e engajamento de equipe externa

 

2 – Adote ferramentas que agreguem valor ao seu tempo 

 

No momento de pesquisar ferramentas adequadas para otimizar a gestão do tempo, fique atento para escolher uma completa. Se você atua com equipes externas, por exemplo, ter noção da agenda de cada colaborador, facilita a sua vida e a da pessoa. Ao agendar futuras visitas, você não o sobrecarrega e ainda, tem a noção do que cada chamado exigirá como tempo e complexidade.

Sem contar que ao saber a agenda no dia anterior, é possível se programar e até se preparar melhor para atender aquele cliente com a qualidade e satisfação esperada.

Esse modelo de agenda não funciona em papel. Utilizar um sistema de gestão de equipes externas, mais que promover agendamentos de forma prática com rapidez e agilidade, aumenta a produtividade em 40%.

Com o Field Control, você agenda visitas e emite ordem de serviço, preenche orçamentos, tem acesso a relatório de visita técnica e fotográficos em apenas um clique. Nada de perder mais tempo revirando pastas para responder a uma dúvida do cliente ou saber quando foi a última visita em determinada empresa ou residência. Tudo isso fica disponível em uma única tela.

Saiba como funciona dentro da sua rotina e realidade da empresa em que trabalha. Agende uma demonstração GRÁTIS com um dos nossos especialistas em gestão e entenda como o Field Control funciona na prática.

 

3 – Estipule o que é prioridade no seu dia 

 

Comece sempre pela atividade prioridade do dia. Sabe aquela que não pode ser entregue depois do prazo? Não adie a realização dela de jeito nenhum. Dependendo do setor em que você atua, demandas emergenciais podem acontecer. E quando elas surgem, as demandas diárias ficam em segundo plano. Por isso, seguir o planejamento e começar pelo o que é mais importante auxilia muito na gestão do tempo.

A lista de tarefas do dia precisa começar pelo mais urgente e seguir com ordem de prioridade. Se tiver dúvida sobre o que é mais importante, pergunte ao gestor. Saber o que o responsável pelo setor preciso dentro de cada prazo, melhora o clima organizacional e contribui para o crescimento da empresa como um todo.

Sem contar que trabalhar com prazos apertados não é bom para ninguém. Quanto antes as demandas forem entregues, há mais tempo para correções, caso sejam necessárias e até mesmo avaliação de estratégias.

 

 

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