GRÁFICO DE GANTT:

O QUE É, COMO FUNCIONA E COMO MONTAR

 

O Gráfico de Gantt, também conhecido como Diagrama de Gantt, é uma ferramenta visual para controlar o cronograma de um projeto ou de uma programação de produção, ajudando a avaliar os prazos de entrega e os recursos críticos.

Para gestão de um projeto, o gráfico mostra visualmente um painel com as tarefas que precisam ser realizadas, a relação de precedência entre elas, quando as tarefas serão iniciadas, sua duração, responsável e previsão de término. Dessa forma fica mais simples conseguir fazer com que toda a equipe entenda suas responsabilidades, e acompanhar o andamento do projeto.

Para programação da produção, o gráfico pode ser utilizado para acompanhar o atravessamento de ordens de produção, em especial nas indústrias com produção sob encomenda com muitos níveis na lista de materiais dos produtos, e que precisa acompanhar o atravessamento de ordens pais e filhas.

O gráfico de Gantt também pode ser utilizado para acompanhar as operações programadas em cada máquina na fábrica, em especial na programação da produção com capacidade finita, entender os gargalos e as máquinas ociosas da fábrica.

Neste artigo vou explicar um pouco da história do Gráfico de Gantt, listar os benefícios, mostrar exemplos e finalmente explicar como montar o seu. Descubra:

 

Qual a origem do Gráfico de Gantt?

A primeira versão do gráfico era conhecida como Harmonogram e foi desenvolvida pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki no início do século XIX. O Harmonogram era um documento capaz de acompanhar, de maneira visual, o fluxo de trabalho.

Mas foi um século depois, no século XX, que o norte americano Henry Gantt se inspirou no modelo de Ademiecki para criar o Gráfico de Gantt como conhecemos hoje. O objetivo era evitar atrasos na produção das fábricas americanas, auxiliando os supervisores industriais.

Atualmente o gráfico é usado amplamente no gerenciamento de projetos e na gestão da programação da produção por todo tipo de empresa e indústria.

 

Quais são os benefícios do Gráfico de Gantt?

Como falei acima, o principal benefício do Gráfico de Gantt é mostrar de maneira clara e visual como está o andamento das tarefas em um projeto e das operações das ordens de produção em uma fábrica, e assim facilitar a compreensão de todos os envolvidos no trabalho.

Esse objetivo é alcançado através de barras ou linhas que representam a linha do tempo e mostram a duração de cada tarefa e o tempo total que será necessário para cumprir todo o projeto ou a fabricação de um produto no caso de uma indústria.

 

Outros benefícios do Gráfico de Gantt:

·       Segmentar tarefas: a ferramenta desmonta um objetivo complexo em várias tarefas menores e assim torna a análise do que deve ser feito, por quem deve ser feito e quando deve ser feito, muito mais simples.

·       Distribuir responsabilidades: você pode incrementar o gráfico com informações dos responsáveis por cada tarefa ou operação facilitando a comunicação entre as pessoas.

·       Interdependência de atividades: com uma visão geral mais clara do projeto considerando a relação de interdependência entre as tarefas e operações, você poderá conscientizar sua equipe deixando claro que o cumprimento do prazo de uma tarefa ou operação é fundamental para a execução do próximo passo, e para o cumprimento do prazo de entrega do projeto ou de uma ordem de produção.

·       Definir prazos de entrega: o Gráfico de Gantt auxilia na definição de prazos, já que você terá uma visão geral de todas as tarefas, suas durações, relações de interdependência, e poderá assim definir prazos de entrega realistas para seus clientes, e realizar ações para reduzir os prazos de entrega.

·       Acompanhar o andamento: você pode usar a ferramenta também para permitir que toda sua equipe acompanhe o andamento do projeto ou de uma ordem de produção.

 

E apesar de parecer algo complexo, não é difícil entender e montar o seu próprio Gráfico de Gantt. Vou mostrar alguns exemplos de aplicação para que você entenda na prática como o diagrama funciona. Vamos lá:

 

Exemplo de gráfico de Gantt

Como o foco do nosso blog é a gestão industrial, vou dar um exemplo de aplicação do Gráfico de Gantt na programação da produção de uma fábrica.

 

Veja:

Gráfico de Gantt gerado por software ERP para gestão da programação da produção

 

 

Exemplo de Gráfico de Gantt sendo usado no Nomus ERP Industrial para a programação da produção

Na imagem acima podemos ver um exemplo de aplicação de Gráfico de Gantt na programação das máquinas e recursos de uma fábrica têxtil, e cada barra representa uma operação de uma ordem de produção programada em uma máquina ou recurso.

É interessante notar que mesmo com centenas de operações programadas, com a distribuição visual das operações em Gráfico de Gantt, fica muito fácil enxergar quando uma operação será terminada, como está a programação de cada máquina e recursos, e até mesmo onde estão os gargalos na fábrica.

Veja como é fácil perceber no gráfico acima que o gargalo está no centro de trabalho de Corte de tecido, onde todas as máquinas estão 100% programadas por pelo menos 6 semanas a frente.

Alguns softwares ERP, como o Nomus ERP Industrial, são capazes de gerar Gráficos de Gantt da programação da produção de forma automática, utilizando o algoritmo de programação da produção com capacidade finita, e assim facilitam a identificação visual de gargalos de produção e o atravessamento das ordens de produção na fábrica.

 

Como fazer um Gráfico de Gantt

Existem diversas formas de fazer um Gráfico de Gantt para controlar o cronograma de um projeto, você pode usar um ERP com gestão integrada a sua produção para gerá-lo automaticamente, ferramentas online ou até mesmo o próprio Excel.

 

Independente da forma que escolher, existem algumas tarefas que são obrigatórias para montar qualquer Gráfico de Gantt, são elas:

·       Fazer a lista de materiais: Para utilizar o Gráfico de Gantt na gestão de materiais e programação da produção em uma indústria, é necessário fazer a lista de materiais de todos os produtos fabricados, em especial para as listas de materiais complexas, com vários níveis na estrutura.

·       Listar as atividades: Para utilizar o diagrama de Gantt na gestão de projetos, é preciso listar todas as tarefas do projeto, e no caso de uma indústria, é preciso definir os roteiros de fabricação dos produtos listando todas as suas operações.

·       Identificar Interdependências: É preciso definir a relação de interdependência entre as tarefas em um projeto, e a relação de interdependência entre as operações nos roteiros de fabricação de produtos.

·       Definir responsáveis e tempos: Para cada tarefa de um projeto, será necessário definir uma pessoa responsável, o tempo planejando e duração para a tarefa. Já para cada operação de um roteiro de fabricação, será necessário definir os recursos habilitados e o tempo de setup e operação planejados por recurso.

 

1. Como fazer um Gráfico de Gantt integrado ao meu ERP

Dependendo do seu software ERP, é possível integrar os tempos de produção cadastrados e registrados no software e então montar um gráfico de Gantt automaticamente.

O Nomus ERP Industrial é capaz de fazer isso e você pode entender melhor como isso funciona em uma demonstração online da ferramenta.

 

2. Como fazer um Gráfico de Gantt com ferramentas online

Caso precise do Diagrama de Gantt de forma mais esporádica, mas não quer mexer com Excel, recomendo que utilize uma ferramenta online como o Team Gantt ou Canva.

O benefício dessas ferramentas é que você pode criar rapidamente seu gráfico sem precisar saber nada de Excel e sem precisar de uma ferramenta mais completa como um ERP.

A desvantagem é que normalmente estas ferramentas são limitadas e normalmente acabam gerando retrabalho por não serem integradas.

 

3. Como fazer um Gráfico de Gantt no Excel

Para mostrar como você pode começar a trabalhar com o seu Gráfico de Gantt hoje mesmo, vou escrever aqui um tutorial para fazer o Gráfico de Gantt simples no Excel.

 

Passo 1 – Inserir os dados

A primeira etapa é inserir os dados do seu Gráfico de Gantt. Para isso, monte uma tabela com três colunas dividas da seguinte forma:

·       Atividades

·       Data de início da atividade

·       Duração da atividade

 

Você pode usar durações de horas, dias ou semanas dependendo do seu caso específico.

Nota importante: deixe a célula título da primeira coluna em branco para que o Excel entenda que se trata da lista de atividades. Nas outras você poderá escrever Início e Duração.

 

Passo 2 – Criar o gráfico

Agora selecione todas as células preenchidas e vá até o menu INSERIR > GRÁFICOS e selecione a opção BARRAS.

Escolha a segunda opção, BARRAS EMPILHADAS, na caixa que abrir. Nesse momento o seu gráfico será montado e ficará mais ou menos assim:

 

Passo 3 – Configurar o gráfico

Para ter uma noção visual melhor, vamos configurar corretamente o gráfico.

·       Dê dois cliques na lista de atividades no lado esquerdo e na caixa de FORMATAR EIXO que aparecer marque a opção CATEGORIAS EM ORDEM INVERSA, para que as atividades sejam ordenadas por data de início.

·       Agora clique duas vezes na lista de datas do gráfico e na opção RÓTULOS > POSIÇÃO DO RÓTULO selecione a opção SUPERIOR. Dessa forma as datas ficarão na parte inferior do gráfico.

·       Agora clique com o botão direito na parte azul da esquerda das barras do gráfico e selecione FORMATAR SÉRIE DE DADOS. Na caixa que abrir determine a sobreposição em 100%.

·       Ainda na mesma caixa em PREENCHIMENTO marque a opção SEM PREENCHIMENTO e selecione SEM LINHA na categoria COR DE BORDA. Isso faz com que o gráfico fique de fato com a aparência de uma Gráfico de Gantt.

 

 

Passo 4 – formatar datas

Para fechar, agora vamos ajustar as datas do seu Gráfico de Gantt

·       Clique com o botão direito na parte das datas, na parte inferior do gráfico e em MÁXIMO e MÍNIMO você precisa informar quais as datas da operação.

o  OBS: caso tenha problema e seu Excel não converta automaticamente sua data, use a fórmula =DATA.VALOR(“__/__/__”) em qualquer célula para converter uma data em um número especial do Excel. Depois coloque esse valor no campo MÁXIMO ou MÍNIMO

·       No campo UNIDADE PRINCIPAL você pode definir qual o intervalo de tempo de exibição das datas. Por exemplo: 1 dia, 7 dias para uma semana e 30 para um mês.

 

Para concluir, você pode mudar cores e a aparência do seu gráfico para ter a identidade visual da sua empresa.

 

 

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