ESocial
O que é e para que serve o ESocial?
Por meio desse sistema, os empregadores passarão - de
uma forma simplificada - a comunicar ao Governo informações relativas aos
trabalhadores como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento,
comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e
informações sobre o FGTS, o que substituirá o preenchimento e a entrega de
formulários e declarações separados a cada ente.
A implantação do eSocial facilitará o acesso aos
direitos previdenciários e trabalhistas, simplificará o cumprimento das
obrigações, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas
físicas e jurídicas e aprimorará a qualidade das informações das relações de
trabalho.
A obrigatoriedade da utilização desse sistema para os
empregadores dependerá de Resolução do Comitê Gestor do eSocial, conforme
decreto 8373/2014, que definirá o cronograma de implantação e transmissão das
informações por meio do canal oficial do eSocial.
O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes
órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil
- RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social - INSS e
Ministério do Trabalho - MTb.
O que é o eSocial Empresas e como funcionará na
prática?
O eSocial é um novo sistema de registro, elaborado
pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas
aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial
empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de
executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Todas as informações coletadas pelas empresas vão
compor um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal, que
abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de
mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.
Na prática, as empresas terão que enviar
periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial.
Atualmente, todos esses dados já são registrados em algum meio como papel e
outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo
sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados
ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do sistema eSocial Empresas.
De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no
dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será
realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade
de utilização do eSocial Empresas será para os empregadores e contribuintes com
faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões. Já a partir de
1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e
contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.
Quais são os sistemas de informação do Governo Federal
que serão substituídos pelo eSocial Empresas?
Por meio desse canal, os empregadores passarão a
comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:
GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
⮚ CAGED - Cadastro Geral
de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de
empregados sob o regime da CLT;
⮚ RAIS - Relação Anual de
Informações Sociais;
⮚ LRE - Livro de Registro
de Empregados;
⮚ CAT - Comunicação de
Acidente de Trabalho;
⮚ CD - Comunicação de
Dispensa;
⮚ CTPS - Carteira de
Trabalho e Previdência Social;
⮚ PPP - Perfil Profissiográfico
Previdenciário;
⮚ DIRF - Declaração do
Imposto de Renda Retido na Fonte;
⮚ DCTF - Declaração de Débitos
e Créditos Tributários Federais;
⮚ QHT - Quadro de Horário
de Trabalho;
⮚ MANAD - Manual Normativo
de Arquivos Digitais;
⮚ Folha de pagamento;
⮚ GRF - Guia de
Recolhimento do FGTS;
⮚ GPS - Guia da Previdência
Social.
Quais são as vantagens para as empresas em utilizar o
eSocial Empresas?
Além de simplificar processos, o que gera ganho de
produtividade para as empresas, o sistema eSocial passará a auxiliar a geração
de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos
cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração desses documentos.
A plataforma garantirá também maior segurança jurídica com um ambiente de
negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em
conformidade com a legislação.
Com a substituição da entrega de diversas obrigações por apenas uma operação,
totalmente padronizada, as empresas diminuirão gastos e tempo dedicados
atualmente para a execução dessas tarefas.
Esse novo modelo traz outras vantagens como:
▪ Registro imediato de novas informações como a contratação de um empregado;
▪ Integração de processos;
▪ Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.
Como já foi destacado, o eSocial Empresas é resultado
de um trabalho coletivo que reúne representantes de órgãos governamentais e das
principais categorias econômicas do país. Esse formato foi organizado com o
objetivo de disponibilizar uma plataforma de serviço simplificada,
desburocratizada e adequada a realidade do setor empresarial brasileiro
facilitando o contato com demais informações.
Quais as vantagens para o trabalhador com a
implantação deste programa?
A principal vantagem para o trabalhador será a maior
garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e
previdenciários e à maior clareza referente às informações de seus contratos de
trabalho.
Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos
efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição
de trabalho, tais como as características do local que desempenha suas funções
e os tipos de riscos aos quais está exposto.
O sistema eSocial Empresas vai contribuir de forma decisiva para a diminuição
de erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração dessas guias pelos
sistemas das empresas.
A sistematização das informações no eSocial envolve os diversos tipos de
relações trabalhistas em vigor no Brasil. Isso significa que trabalhadores
celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem
vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial.
A entrada em operação desse novo procedimento vai contribuir também para uma
melhoria na elaboração e tomada de decisão em políticas públicas, bem como na
prestação dos benefícios previdenciários aos trabalhadores
Perguntas frequentes sobre o eSocial
1 - Por que o eSocial Empresas é inovador?
O eSocial traz para o formato digital informações que hoje ainda podem ser
registradas em meios ultrapassados como em livros de papel. Os dados que ainda
hoje devem ser guardados por longo período de tempo, em até 30 anos, passarão a
ser armazenados em um ambiente público, seguro e sem custos para as empresas.
As 15 obrigações- fundamentais na relação trabalhista entre empregador e
empregado - estarão sistematizadas num único banco de dados.
O eSocial Empresas, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Sistema Público
de Escrituração Digital (SPED), um programa extremamente abrangente de
informatização da relação entre a
Receita Federal e os contribuintes.
O eSocial também inova como modelo de projeto de construção coletiva, que conta
com a participação efetiva de vários órgãos governamentais, assim como da
sociedade civil. Para o desenvolvimento deste projeto, foi criado o Comitê
Gestor do eSocial, formado por um representante de cada instituição
participante: Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Ministério do Trabalho,
Secretaria da Previdência Social e INSS.
2 - O que assegura que esse programa seja um dos mais
sofisticados do mundo?
Do ponto de vista tecnológico, é um projeto ambicioso e
moderno, desenvolvido a partir de técnicas avançadas de sistemas de informação.
Casos bem-sucedidos de programas adotados pelo Governo Federal envolvendo o
universo empresarial contribuíram também para o desenho da plataforma do
eSocial como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Contabilidade Digital (ECD),
que fazem parte do SPED - Sistema Público de Escrituração Digital com padrão de
excelência reconhecido internacionalmente.
A rotina das empresas passará por uma grande transformação, visto que o eSocial
vai unificar o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o
Governo Federal, o que demandará das empresas a integração total dessas
informações. A partir daí, a inteligência do sistema adotado vai
"agregar" valor a tais dados, visto que será capaz de relacionar as
informações e detectar erros.
3 - É uma medida de combate à sonegação ou de
desburocratização?
É uma medida de desburocratização. O objetivo do
Governo Federal ao criar o eSocial é simplificar a prestação das informações
referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a
burocracia para as empresas. Esse procedimento vai substituir o preenchimento e
a entrega de formulários e declarações, atualmente entregues de forma separada
a cada órgão. A maior transparência no repasse dos dados para a administração
federal resultará na redução dos índices de sonegação.
4 - Se esse sistema vai facilitar o processo
fiscalizatório, como o governo já afirmou, significa que há previsão de se
ampliar a arrecadação de receita?
O objetivo principal é a desburocratização na
prestação das informações pelas empresas relativas ao empregado. O possível
aumento de arrecadação da receita virá como um efeito secundário dessa
simplificação dos processos, pois vai diminuir os erros ainda cometidos pelas
empresas ao preencher formulários, assim como pelo aumento da transparência das
informações a serem prestadas à administração federal.
Vale ressaltar que em uma ação de fiscalização da Receita Federal, realizada em
2012, com um grupo de empresas que representam cerca de 4% do total do segmento
empresarial no Brasil, foi levantado um débito de cerca de R$ 4 bilhões
relativo às contribuições previdenciárias recolhidas pelas empresas, mas no
valor menor que o devido. Isso não se trata de inadimplência, nem de sonegação,
mas sim da contribuição previdenciária calculada no valor menor em relação ao
que deveria ter sido recolhido com base na folha de pagamentos apresentada à
auditoria, no momento da fiscalização.
5 - Caso não cumpram algum quesito, quais as
penalidades que as empresas estão sujeitas?
Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão
sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas
para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o
processamento e a quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a
administração federal ficará praticamente inviável se ela não se adaptar ao
eSocial.
6 - Quanto foi investido nesse sistema?
O investimento é de R$ 100 milhões, aplicado
predominantemente em tecnologia da informação para o desenvolvimento da
plataforma.
7 - Se as micro e pequenas têm que aderir, o MEI será
extinto pelo governo?
Não, muito pelo contrário. De acordo com o Comitê
Gestor do eSocial, será desenvolvido um módulo específico para auxiliar os
usuários do programa do Microempreendedor Individual (MEI), na qualidade de
empregador para o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e tributárias.
Já na condição de microempreendedor, ele continuará fazendo uso do SIMEI, que é
um sistema de pagamento de tributos unificados em valores fixos mensais. Para
este tipo de contribuinte, não há qualquer tipo de mudança prevista.
8 - Quais os benefícios da participação das empresas
na fase de testes do sistema?
A participação nessa fase de testes do sistema -
iniciada em junho e que ficará disponível ao empregador, inclusive, depois do
início da obrigatoriedade - é fundamental para que as empresas possam verificar
a adequação de seus processos e suas soluções de tecnologia da informação ao
novo modelo de prestação de informação ao governo.
Empresas da área de tecnologia da informação e escritórios de contabilidade de
várias partes do país estão participando dessa experiência. Os serviços estão
disponibilizados na rede, em caráter restrito, para já viabilizar a transmissão
de dados das empresas de forma padronizada para o governo federal.
Essa ação tem sido fundamental para aprimorar a plataforma, pois dificuldades,
erros e inconformidades detectados pelas empresas participantes estão sendo
reportados ao comitê gestor para mudanças e adaptações ao formato final do
programa.
De imediato, as principais medidas que as empresas devem adotar para entrar em
conformidade com o eSocial é a qualificação cadastral, a revisão de processos
administrativos, bem como a criação de um grupo para cuidar da implantação do
sistema.
9 - Quando começaremos a sentir os efeitos da
implementação do eSocial Empresas?
Na verdade, em algumas áreas da administração federal,
como a de cadastros, já é possível perceber mudanças mesmo antes da implantação
oficial do eSocial. Muitas empresas já começaram a rever os processos administrativos
e contábeis e a qualificar os dados referentes a seus empregados. Essas
organizações estão trabalhando no desenvolvimento das soluções de TI para se
adaptarem à nova sistemática de prestação de informações e algumas delas já
estão até testando essas soluções.
A partir do início da obrigatoriedade e da efetiva prestação das informações
pelas empresas, será possível começar a substituir os procedimentos e perceber,
na prática, os efeitos da desburocratização inerente a este programa.
Cronograma de Implantação do eSocial
O uso do sistema é obrigatório desde 08 de janeiro de
2018 - conforme etapas detalhadas abaixo - e as informações nele prestadas têm
caráter declaratório, constituindo instrumento hábil e suficiente para a
exigência dos tributos e encargos trabalhistas delas resultantes e que não
tenham sido recolhidos no prazo consignado para pagamento.
Neste primeiro momento, deverão enviar informações pelo eSocial as empresas com
faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 ou que fizeram a adesão antecipada
ao sistema. Confira abaixo o cronograma de implantação:
6.1 Etapa 1 - Empresas com faturamento anual superior
a R$ 78 milhões
8/01/2018 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja,
cadastros do empregador e tabelas;
Fase 2: Março/18 - Nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar
informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas
(eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3: Maio/18 - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4: Agosto/18 - Substituição da GFIP para recolhimento de
Contribuições Previdenciárias;
Novembro/18 -Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS;
Fase 5: Janeiro/19 - Na última fase, deverão ser enviados os dados de
segurança e saúde do trabalhador.
6.2 Etapa 2 - Demais empresas privadas, incluindo
Simples e MEIs que possuam empregados
Fase 1: Julho/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja,
cadastros do empregador e tabelas;
Fase 2: Outubro/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar
informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas
(eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3: Novembro/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à
Previdência Social) e compensação cruzada;
Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de
segurança e saúde do trabalhador.
6.3 - Etapa 3 - Entes Públicos e Pessoas Físicas que
possuam empregados (exceto empregador doméstico)
Fase 1: Janeiro/19 - Apenas informações relativas aos órgãos e às pessoas
físicas, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas;
Fase 2: Março/19: Nesta fase, os entes passam a ser obrigados a enviar
informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não
periódicos) e as pessoas físicas quanto aos seus empregados. Ex: admissões,
afastamentos e desligamentos;
Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência)
e compensação cruzada;
Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de
segurança e saúde do trabalhador.
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