ESPINHA
DE PEIXE:
O
QUE É, COMO FUNCIONA E VANTAGENS
Todo processo, por mais que tenha sido bem planejado,
pode apresentar problemas ou não conformidades que devem ser tratadas
o quanto antes a fim de evitar impactos negativos para os negócios de sua empresa.
Para tal, se faz necessário o uso de ferramentas que
auxiliam a detectar as causas e solucionar esses desvios.
Neste artigo vamos abordar uma importante ferramenta
usada no controle de qualidade, o Diagrama de Ishikawa, mais
conhecido como Diagrama Espinha de Peixe.
O
que é e como surgiu o Diagrama Espinha de Peixe?
Chamado de diagrama espinha de peixe, em função de sua
forma, ou diagrama de causa e efeito, em função do conteúdo, é uma ferramenta
que auxilia na identificação das possíveis causas dos desvios que ocorrem
nos processos de uma organização.
O objetivo do seu idealizador, o Engenheiro japonês Ishikawa, era criar uma metodologia de
fácil entendimento levando em conta que todo problema tem causas
associadas que precisam ser analisadas e testadas até se encontrar qual
causa está associada a um determinado desvio. Ou seja, o método espinha de
peixe é aplicado para encontrar a causa-raiz dos problemas.
Um diferencial significativo desta ferramenta é a
visualização gráfica das causas e efeitos permitindo uma organização de
raciocínio que pode ser alcançada por toda a equipe de trabalho, envolvendo
todos os colaboradores na solução dos problemas.
Como
funciona o Diagrama de Espinha de Peixe?
Conforme vimos, o diagrama tem como finalidade identificar
a causa-raiz dos desvios detectados nos processos de uma empresa através
da visualização de todas as possibilidades de causa de um determinado
efeito.
Vamos
ver como elaborar um diagrama de espinha de peixe em 10 etapas.
1.
Escolha do tema
O primeiro passo para a construção do gráfico é
a definição do problema (efeito ou desvio), que deve ser bem
delimitada para que o levantamento das causas seja realizado de forma objetiva
e eficiente.
Uma vez escolhido o tema, já é possível iniciar o
gráfico traçando uma linha horizontal e inserindo o problema selecionado ao fim
desta linha à direita, na extremidade.
2.
Brainstorm
O segundo passo é uma etapa fundamental para o desenho
de um diagrama eficaz. Nesta fase, deve-se reunir todos os colaboradores das
mais variadas áreas que, de alguma forma, têm envolvimento com o tema
delimitado.
Quanto mais diversidade de visões, mais abrangente
será o levantamento que levará em conta perspectivas diferentes de um
mesmo problema.
3.
Organização do diagrama
Nesta etapa, será desenhado um esboço do diagrama
facilitando a visualização da espinha de peixe desde o início do
processo.
É um passo intermediário entre o levantamento e a
análise das causas que permite consolidar as informações de forma gráfica viabilizando
o entendimento do tema versus as possíveis causas para esse efeito.
4.
Identificação de causas
A fase de identificação das possíveis causas de
um efeito deve reunir, assim como no brainstorming, o máximo de colaboradores
envolvidos garantindo que haja diversas perspectivas do mesmo problema.
Esta etapa é complementar ao brainstorming, trazendo
efetivamente as causas para debate.
5.
Listagem de causas
Uma vez identificadas, agora é a hora de listar
as causas e atribuir, para cada uma delas, características que
especifiquem melhor a situação de ocorrência.
Nesta etapa pode ser útil a primeira fase do
método 5W2H, objetivando responder às perguntas: o quê, porquê, onde,
quando e por quem.
É preciso entender bem as causas listadas antes de
desenhar o diagrama.
6.
Categorização das causas
Criar categorias para as causas complementa as
especificações realizadas na fase de listagem. As classificações escolhidas vão
depender do efeito em questão, costuma-se usar o 6M: Mão de obra, maquinário,
matéria-prima, método e meio ambiente.
Este não é um passo imprescindível, mas pode auxiliar
a esclarecer dúvidas surgidas nas outras fases e que passaram
despercebidas.
Método
6M
Ishikawa
também
criou um método de agrupamento de causas que consiste em estabelecer categorias
base possibilitando um detalhamento maior e, consequentemente, auxiliam na
definição da causa-raiz de forma mais assertiva.
São
elas:
Ø Mão de obra: Problemas
gerados em função da ação dos funcionários, por incompetência ou falta de
capacitação.
Ø Maquinário: Problemas
gerados por falhas nos equipamentos e máquinas em decorrência de mau uso ou
desgaste.
Ø Matéria-prima: Materiais
de insumo que faltam ou possuem má qualidade e podem influenciar no resultado
final do processo de produção.
Ø Método: Problemas
relacionados à metodologia usada para realização do trabalho.
Ø Meio ambiente: Condições
climáticas que podem impactar os processos.
7.
Criação do diagrama
Finalmente chegou a fase de desenhar o diagrama. A
partir do tema bem delimitado, das informações levantadas e das causas
categorizadas tem início o gráfico que vai ajudar a visualizar e compreender a
relação causa e efeito para o problema escolhido.
Nesta etapa é necessária atenção especial
à montagem do gráfico para que represente bem os dados levantados.
8.
Coleta de dados
A fase de coleta de dados a partir da análise do
diagrama serve para determinar a frequência de ocorrência das diferentes causas
listadas e categorizadas. Nesta etapa é necessário agrupar as causas de
acordo com as suas características e especificações (método 6M), isso ajudará a organizar melhor os dados para
determinar a causa-raiz.
Para tal, o uso de um software pode ser bastante útil,
é uma ferramenta que organiza e viabiliza a coleta de dados.
9.
Encerramento
O encerramento é a etapa em que, após a análise das
causas em relação ao efeito, consegue-se determinar a causa-raiz, ou seja,
definir qual é a principal causa para aquele tema delimitado na primeira etapa
do processo.
Esta fase de fato encerra o diagrama e dá início aos
próximos passos de elaboração de um plano para solucionar o desvio ou não
conformidade.
10.
Plano de ação
O
plano de ação deve considerar 3 tipos de ação:
Ø Ação preventiva: Atua
nas causas dos problemas antes da sua ocorrência, é uma ação pré efeito,
anterior a construção do diagrama.
Ø Ação corretiva: Uma
vez detectado um problema (efeito) deve-se eliminar suas causas. Para tal é
necessário ter o conhecimento das causas, é uma ação pós diagrama.
Ø Ação de contenção: Esta
também é uma ação pós diagrama. Trata-se de situações em que não é mais
possível eliminar a causa de um problema, mas evitar que se propague.
O planejamento deve ser elaborado de acordo com as especificidades
da empresa. É possível criar, gerir e acompanhar os planos de ação de
forma simples, através do aplicativo. Os planos podem ser avulsos,
independentes de um checklist, para montar ações corretivas ou preventivas.
Saiba
mais sobre como fazer diagrama espinha de peixe e analisar as possíveis causas
para o efeito selecionado:
Quais
as vantagens do uso da espinha de peixe?
Para além da função do diagrama espinha de peixe que é
levantar e hierarquizar as possíveis causas de um desvio identificando a
causa-raiz, a adoção desta ferramenta viabiliza uma melhora de todos os
processos de uma organização.
O diagrama espinha de peixe faz parte de uma série de
ferramentas que compõem o controle de qualidade em uma empresa, viabilizando
uma gestão eficiente e capaz de solucionar os problemas que ocorrem ao longo
dos processos.
Outra vantagem importante é o envolvimento da equipe
de trabalho na solução das questões, a rápida visualização de todas as
partes do problema e das possíveis soluções, funciona como um facilitador da
compreensão dos dados e da participação de todos.
Este é um benefício tanto para o processo em si, uma
vez que viabiliza perspectivas diferentes de um mesmo problema e fortalece o
clima organizacional.
O gráfico em formato de espinha de peixe é bastante
intuitivo e permite analisar até mesmo outros efeitos que as causas listadas
podem produzir no futuro. Portanto, outro benefício ao adotar este método é
a antecipação de problemas, permitindo um plano de ação específico para
evitar que os desvios aconteçam – ações preventivas.
Organize
seus dados
O controle de
qualidade dos processos em uma empresa é fundamental para identificar e
tratar desvios ou não conformidades.
É extremamente importante a adoção de sistemas que
auxiliem a organizar e consolidar as informações.
O software permite a coleta e o armazenamento de dados
através de lançamentos manuais ou automáticos.
Oferece também automação para o cruzamento e
processamento das informações dos processos tornando possível a elaboração do
diagrama, além de produzir relatórios que auxiliam a análise de dados.
É a solução perfeita para tornar a rotina de trabalho
da sua empresa mais ágil e eficiente através de soluções inteligentes,
adaptadas à realidade da sua organização.
Conclusão
Vimos neste artigo a importância da adoção de
ferramentas de gestão e controle para tratar desvios e não conformidades,
evitando impactos negativos para os negócios.
O diagrama
espinha de peixe é um método que possibilita levantar, listar e categorizar
possíveis causas para problemas que, se tratados a tempo, geram até mesmo a
oportunidade de rever processos e identificar desvios no dia a dia de produção.
A cultura de boas práticas e melhoria contínua de uma
organização é também alimentada justamente pela detecção de riscos a que todo
processo de trabalho está sujeito. O que faz a diferença é se antecipar e
tratar adequadamente cada situação que se apresenta.
A adoção de um software robusto e que oferece
ferramentas de gestão úteis e integradas é fundamental para auxiliar os
gestores no gerenciamento desses processos e dar segurança e confiabilidade à
tomada de decisões.
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