MONTAR UM MODELO DE FICHA DE EPI DIGITAL

 

Para manter o controle dos equipamentos utilizados na sua empresa, é indispensável contar com um modelo de ficha de EPI. Já conhecida e muito presente na rotina de profissionais de segurança do trabalho, essa ficha é o que garante o monitoramento de uso. Bem como o fornecimento de dispositivos de qualidade para o colaborador, em prol de sua segurança e proteção.

Apesar das tendências da indústria e a intensa digitalização de processos como estratégia de negócio – atuando na produtividade e redução de desperdícios – é comum encontrar empresas que ainda fazem a ficha de EPI manualmente. Ou então em sistemas não especializados, como é o caso de planilhas de Excel.

Esse costume obsoleto pode trazer problemas à operação e causar verdadeiras dores de cabeça ao gestor. Por isso, preparamos esse material específico com tudo o que você precisa saber para preencher um modelo de ficha de EPI com o software.

 

O que é modelo de ficha de EPI?

 

Primeiramente, precisamos definir no que consiste o preenchimento desta ficha. EPI nada mais é a sigla de Equipamento de Proteção Individual, ou seja, todo acessório utilizado para proteger a integridade física dos colaboradores contra agentes nocivos à saúde. É, portanto, um método de proteção contra acidentes de trabalho.

Assim, a ficha ou checklist de EPI é o documento responsável por guardar registros de uso dos itens, suas respectivas retiradas e entregas, bem como observações de qualidade. Esses registros são obrigatórios, pois garantem o cumprimento da NR 6, a norma regulamentadora que estabelece seu uso.

É por meio de um modelo padrão ou personalizado de ficha de EPI, ainda, que é possível comprovar ao Ministério do Trabalho que a sua empresa forneceu o EPI correto para o colaborador. 

Sendo assim, além de preservar a saúde dos profissionais, esse documento ainda evita multas e mantém a sua empresa de acordo com a lei. 

 

Como fazer um modelo de ficha de EPI?

 

O primeiro dado que deve constar é o número da ficha. Isso porque é com essa informação que se poderá rastrear quantas fichas já foram emitidas, facilitando a organização e a localização de cada documento.

Além disso, o modelo de ficha de EPI precisa trazer os dados do colaborador que receberá o EPI, tais como número de registro e cargo, e outros que o gestor julgar necessário, como data de admissão e meio de contato.

Também devem constar as descrições dos equipamentos, quantidade, datas de retirada e previsão de devolução.

É preciso separar um espaço para que o colaborador possa declarar que recebeu os itens necessários de acordo com a atividade exercida. Por fim, a ficha precisa manter um ambiente dedicado às observações caso seja necessário substituir algum modelo ou mesmo atestar perda ou falha de equipamento.

Porém, como falamos, o preenchimento manual dessas fichas já ficou no passado. Basta olhar para a operação e perceber que o controle de fichas, uma a uma, é muito mais lento e suscetível a erros que o preenchimento digital. Além dos erros que podem surgir, resultando em acidentes e até multas.

A empresa que prevê seu crescimento não pode ficar estagnada. Afinal, enquanto perde-se tempo com o preenchimento e organização manuais da ficha de EPI, os concorrentes conseguem entregar mais e melhor.

Portanto, digitalizar a operação é parte de uma estratégia para aumentar sua competitividade no mercado.

Para quem deseja otimizar tempo e garantir a eficiência da sua gestão, o checklist é a opção. 

 

Para criar um modelo de ficha de EPI

 

Como falamos, o recurso do checklist online aplicado aos modelos de fichas de EPI representa alguns avanços para a operação. Afinal, os cadastros são simplificados e é possível criar checklists para cada setor ou tipo de equipamento. Tudo por meio de um sistema em nuvem, que pode ser acessado de onde e quando quiser.

O controle deixa de ser um problema, bem como impressões e arquivos estocados que em nada agregam à empresa, e ainda comprometem as boas práticas de cuidados ao meio ambiente.

Utilizando um sistema como o Checklist Fácil, é possível personalizar a criação desses checklists, adicionando cada informação que deve ser inspecionada, tais como entregas, limpeza e armazenamento, sem comprometer a coerência e objetividade do documento.

Para entender como tudo isso funciona na prática, confira um passo a passo para criar um modelo de ficha de EPI no nosso sistema. 

 

1. Crie uma categoria de produto 

 

Organização, objetividade e clareza são palavras de ordem quando o assunto é ficha de EPI. Por isso, criar um banco de dados é o primeiro passo para manter todas as informações em seu devido lugar.

Assim, basta elaborar esse banco com a listagem dos produtos e suas respectivas descrições, separando cada um desses itens por categorias. A aplicação do checklist é feita por meio do código de barras desses produtos.

Consequentemente, é possível ter acesso à informação do banco e validar o que deve ser adotado quando necessário! Simples, não é mesmo?

 

2. Cadastre checklists por imagem

 

A fim de garantir ainda mais assertividade no monitoramento de EPI’s, é possível recorrer aos recursos visuais para aprovação e controle das fichas. Assim, o segundo passo para garantir a organização é acrescentar imagens em seus checklists.

Dessa maneira, a partir delas, o gestor pode pontuar questões que devem ser analisadas no EPI, simplificando o trabalho dos auditores. Essas perguntas são criadas dentro do checklist, na própria imagem do item que você deseja apontar qualquer problema ou observação.

Essa é a funcionalidade certa para auditores que precisam fazer checklists de EPI’s e que não os conhecem o suficiente, pois a imagem facilita a visualização e permite que dúvidas sejam esclarecidas a tempo.  

 

3. Agende os checklists

 

Para que tudo seja cumprido de acordo com os prazos determinados conforme cronograma, é importante compartilhar os avanços da operação com todos os envolvidos.

Nesse sentido, fazer agendamentos para aplicações do checklists estrutura a equipe para um fluxo de trabalho muito mais fluido e coerente.

 

Você ainda pode compartilhar esses agendamentos por e-mail. Esse agendamento irá para os eventos da agenda em questão se você cadastrar o usuário no momento da sua criação. 

 

4. Faça pesquisas de satisfação interna

 

Como você faz para verificar se as ações estão sendo adequadas também para os colaboradores? A melhor forma de planejar isso é por meio de pesquisas internas.

O Checklist Fácil permite a geração de questionários, que podem ser compartilhados para a equipe e respondidos digitalmente, através de um link ou QR Code. Esses questionários podem ser personalizados de acordo com a necessidade da sua operação e do seu time. 

 

5. Adote a escala índice

 

Já em termos de segurança do trabalho, uma forma de deixar a operação ainda mais confiável é configurando e coletando índices em relação a comportamentos. Com essa coleta, você pode gerar um relatório de ICS, isto é, Índice de Comportamento Seguro.

Trata-se de um dos indicadores de desempenho mais importantes para a área, que define tomadas de decisão, bem como auxiliam na criação de um histórico comparativo, a fim de saber o quanto e em quanto tempo seus processos evoluíram. 

 

6. Crie planos de ação personalizados

 

A criação de planos de ação é fundamental, a fim de fazer a correta aplicação de checklists para controle de fichas de EPI. Mas nem sempre esses planos de ação precisam obedecer ao mesmo padrão de forma imutável, o que muitas vezes acaba até comprometendo a assertividade da gestão.

Para monitorar os detalhes, você pode criar planos de ação personalizados no Checklist Fácil, pensando nas não conformidades que costumam ocorrer. Assim, elas podem ser resolvidas ainda mais rapidamente. Para isso, você pode usar o padrão 5W2H disponibilizado na solução e personalizá-lo, por exemplo.   

 

7. Gerencie os dados através de relatórios 

 

Por fim, mas não menos importante, o uso de relatórios gerenciais auxilia o monitoramento e tomadas de decisão e, por isso, podemos considerá-los uma estratégia para aumento da competitividade do negócio.

Na gestão de EPIs, esses relatórios também são importantes. No Brasil, 60% das empresas já usam data&analytics para orientar suas estratégias. Seja no desenvolvimento de produtos ou mesmo na gestão de riscos, análise de força de trabalho e otimização de custos – que são os 5 principais usos dessa tecnologia no mercado brasileiro, de acordo com a pesquisa State of Enterprise Analytics 2019.

Com o Checklist Fácil, você pode criar seus próprios painéis de indicadores, extraindo relatórios dinâmicos e diversos de acordo com seu segmento. A importação de dados é automática, o que ajuda na elaboração dos painéis que mais fazem sentido com sua operação, de acordo com número de colaboradores, EPIs utilizados, periodicidade das fichas, etc.   

 

Qual a importância de contar com um modelo de ficha de EPI?

 

Concluímos, portanto, que o modelo de ficha de EPI serve tanto para fins administrativos como para fins legais. Isso porque ele pode fornecer informações importantes para gestão da operação, prevendo itens em estoque, bem como preparando melhor o setor de compras.

Afinal, é um documento que permite o levantamento de período médio de troca de um determinado EPI, bem como monitorar a necessidade de troca de equipamentos, além dos casos de perdas ou danos.

Já a questão legal compreende os resultados de auditoria, em que o fiscal irá conferir se os trabalhadores realmente receberam os EPI’s quando foi realizada cada troca, e se o preenchimento está adequado, sem dados faltantes.

Há também os casos em que o colaborador pode recorrer à justiça alegando insalubridade por não ter tido acesso a algum EPI, requerendo indenização da empresa. Nesse momento, a ficha deve ser apresentada para comprovar o recebimento e as trocas periódicas.

Para saber qual EPI é necessário para cada função, evitando esse tipo de situação, basta conferir os sindicatos ou órgãos nacionais voltados à segurança e saúde no trabalho. Além disso, vale investir em treinamentos para que os colaboradores entendam a importância de utilização e boas práticas com os EPI’s, como guarda e conservação, por exemplo.

Também é importante que o gestor comunique ao MTE qualquer irregularidade observada ao longo de todo esse processo.

 

 

 

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