COMO CALCULAR E DIMINUIR O ABSENTEÍSMO NA SUA EMPRESA

 

O absenteísmo é a ausência dos colaboradores no ambiente de trabalho, independente do fator determinante para sua falta ou atraso, como no caso de enfermidade ou vontade própria. No entanto, a taxa alta do índice de absenteísmo pode comprometer a produtividade da organização e, logo, os resultados da empresa.

Por isso, a medicina do trabalho deve conter ações voltadas para a garantia da qualidade de vida e segurança dos colaboradores, buscando minimizar o absenteísmo e otimizar os resultados organizacionais, bem como transformar o ambiente corporativo de forma positiva.

Confira a relação entre a medicina no trabalho e o absenteísmo, considerando os malefícios ao ignorar este importante indicador e os benefícios de focar na sua redução.

 

Os impactos negativos do absenteísmo

 

A empresa que apresenta a taxa de absenteísmo elevada tende a ter consequências negativas, já que tem uma relação inversamente proporcional à capacidade produtiva máxima da equipe. Quanto maior o absenteísmo, menor é a quantidade (e até mesmo qualidade) de serviços ofertados ao longo da jornada.

Quando um colaborador falta, dependendo do modelo de trabalho, outro terá que o substituir na sua função. Com o preenchimento dessa lacuna, o colaborador substituto pode se sentir sobrecarregado, além de ter a possibilidade de gerar horas extras. Assim, além da insatisfação, os profissionais podem se sentir desmotivados, gerando ainda mais ausências e custos desnecessários.

 

Com isso, os impactos dessa ausência são diversos, sendo eles:

 

·       Acúmulo de tarefas;

·       Sobrecarga de funcionários;

·       Possibilidade de ambiente hostil;

·       Processos mais lentos;

·       Cultura e valores da empresa questionados;

·       Colaboradores desconfortáveis;

·       Baixa na produção;

·       Queda nos lucros;

·       Baixa integração da equipe;

·       Elevada rotatividade (turnover);

·       Finanças da empresa comprometidas.

 

Desse modo, é importante identificar o tipo de absenteísmo que ocorre na empresa e, assim, buscar medidas para controle de tais consequências, além de promoção da cultura da empresa.

 

Quais são os tipos de absenteísmo?

 

A seguir, é possível identificar os diferentes tipos de absenteísmo e como se apresentam nas organizações. São eles:

 

·       Absenteísmo Justificado: como o nome já diz, o absenteísmo justificado ocorre quando o colaborador justifica sua falta, informando a empresa o motivo da ausência. De modo geral, nesse tipo de falta, a empresa é informada previamente e é possível se preparar para a ausência daquele funcionário. Esse tipo de absenteísmo é comum e ocorre em casos de licenças ou consultas médicas pré-agendadas.

·       Absenteísmo Injustificado: assim como no anterior, o nome já explica, ocorrendo o absenteísmo injustificado quando o funcionário não informa o motivo que o fez se ausentar no trabalho. Isso pode acontecer devido a imprevistos, insatisfação com o ambiente e falta de motivação.

·       Presenteísmo: é a presença parcial do funcionário no ambiente de trabalho. O profissional está presente, mas seu desempenho é muito abaixo do esperado por possíveis problemas pessoais ou de saúde. No caso, há uma grande queda de produtividade do colaborador, que não consegue desempenhar suas funções de forma satisfatória.

 

O que causa o absenteísmo no trabalho?

 

A causa do absenteísmo no trabalho é relativa, uma vez que, pode concernir à empresa quanto ao funcionário. Ou seja, as causas podem ser exclusivas do trabalhador ou ter relação com a empresa.

Em certos casos, o absenteísmo pode estar diretamente relacionado a problemas provocados pela organização, como por exemplo, cultura e clima organizacional inadequado, afetando diretamente a saúde do colaborador.

 

Entre as principais causas do absenteísmo, podemos destacar:

 

·       Doenças, lesões e outros problemas de saúde;

·       Cansaço físico ou mental;

·       Estresse e insatisfação com o ambiente de trabalho;

·       Liderança abusiva ou demasiadamente exigente;

·       Acúmulo de tarefas;

·       Excesso de cobrança;

·       Mal relacionamento com colegas de trabalho;

·       Insatisfação com salário ou benefícios;

·       Falta de crescimento, perspectiva ou plano de carreira.

 

Enquanto alguns desses fatores geram desmotivação por parte do funcionário, outros incapacitam-no de exercer suas funções.

 

Como calcular e medir o absenteísmo 

 

Para calcular o absenteísmo em um mês de trabalho, por exemplo, imagine uma empresa com 20 colaboradores, com jornada de seis horas cada um. Cada funcionário trabalhará seis horas por dia e vinte dias no mês. Então: 20 (colaboradores) x 6 (horas de trabalho por dia) x 20 (dias no mês) = 2.400 horas/mês.

 

 

Se durante o mês, 10 funcionários faltaram um dia cada um, então os dias perdidos em horas são: 10 x 6 = 60 horas perdidas de trabalho.

Já com relação aos atrasos, faltas e saídas antecipadas, suponha que 12 colaboradores tenham se atrasado 20 minutos cada um. Temos que multiplicar o número de minutos de atraso pelo total de pessoas que se atrasaram: 20 x 12 = 240 minutos. Transformando esse valor em horas (240/60 = 4), a empresa perdeu 4 horas de trabalho com esses atrasos.

 

Depois, some as horas decorrentes de faltas com as resultantes de atrasos: 60 horas faltadas + 4 horas atrasadas = 64 horas de absenteísmo.

Por fim, a fórmula mais simples para medir o absenteísmo em porcentagem é: (horas perdidas ÷ horas de trabalho) x 100. No exemplo, ficaria da seguinte forma: 64/2.400 x 100 = 2,6. Hipoteticamente, o nível de absenteísmo dessa empresa foi de 2,6% em um mês.

 

No entanto, vale destacar que as horas incluídas no cálculo devem ser diferenciadas de acordo com o tipo de ausência do colaborador. É possível, por exemplo, retirar as férias, licenças e faltas justificadas do cálculo.

 

Qual o índice de absenteísmo aceitável?

 

De acordo com um estudo divulgado pela publicação Melhores e Maiores, de EXAME, e realizado pela Levee, startup que usa inteligência artificial para aumentar produtividade nas empresas, 5% dos funcionários faltam por dia, em média, no setor de serviços no Brasil, número que pode chegar entre 7% a 10% em segmentos como o varejo. Cerca de 100 mil pessoas foram analisadas pela pesquisa, pertencentes às 500 maiores empresas do país.

Com isso, ainda não há um consenso em relação a um número ideal e esse índice pode variar de acordo com o segmento e tamanho da empresa. Mas, de modo geral, um índice de até 4% de absenteísmo é considerado aceitável.

 

Qual a diferença entre turnover e absenteísmo?

 

Absenteísmo e turnover referem-se a indicadores diferentes, mas que podem estar totalmente relacionados.

O absenteísmo é utilizado para medir a ausência dos funcionários no trabalho. Já o turnover diz respeito aos desligamentos da empresa, tendo um cálculo feito a partir da relação entre a quantidade de entradas e saídas de funcionários, durante um determinado período.

Normalmente, esses indicadores estão diretamente ligados, uma vez que quando há uma elevada taxa de absenteísmo, há grandes chances do turnover também estar alto (e vice-versa).

 

Como diminuir o absenteísmo?

 

O primeiro passo para reduzir o absenteísmo no ambiente de trabalho é entender suas causas. Com as causas evidentes, veja a seguir boas práticas e medidas que podem ser adotadas para reduzir, de fato, as faltas e atrasos no ambiente de trabalho.

 

Defina metas de melhoria

 

Definir metas de melhoria dentro de uma empresa é uma via de mão dupla. De um lado, o funcionário precisa ser informado sobre o desempenho insatisfatório e ter orientações para melhorar. De outro, a organização deve reconhecer e focar nos pontos fracos do ambiente de trabalho.

Dessa forma, após uma análise minuciosa do atual cenário da empresa, é possível criar um planejamento com metas alcançáveis, que contenha soluções para preencher lacunas que não estão sendo atendidas em um nível satisfatório de ambas as partes.

 

Valorize a cultura organizacional

 

A cultura organizacional se refere a um conjunto complexo de valores, crenças e ações que definem o direcionamento que uma organização tem com relação a forma de conduzir seu negócio.

A cultura organizacional tem como objetivo guiar atitudes, comportamentos e direcionamentos nas atividades do dia a dia dos colaboradores, além de interferir diretamente na tomada de decisões, desempenhando um papel fundamental na criação de um ambiente de trabalho agradável.

Por isso, valorize a cultura organizacional para que as relações de trabalho não serem prejudicadas, principalmente, o senso de pertencimento, que é extremamente importante para o bem-estar da equipe.

 

Invista na saúde e na segurança

 

As doenças e acidentes ocupacionais, na maioria das vezes, são responsáveis por fazer com que alguns colaboradores deixem de exercer seu papel corretamente nas empresas. Por isso investir em práticas, campanhas e ações de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) resulta na proteção e promoção do bem-estar dos colaboradores.

E já sabemos que um profissional saudável, tanto físico como mentalmente, tende a valorizar mais a empresa, se tornam mais motivados, dando o seu melhor no ambiente de trabalho e consequentemente oferece melhor desempenho e produtividade.

 

Valorize os funcionários

 

Um dos principais fatores que colaboram para o aumento de faltas no ambiente de trabalho é o sentimento de desvalorização no trabalho, que promove um desengajamento com a empresa.

Um dos recursos básicos para a valorização do funcionário é um plano de carreira, pois há uma perspectiva de crescimento a longo prazo e sensação de valor. O plano de carreira não só ajuda a dar um panorama das possibilidades dentro de sua carreira, como também motiva o funcionário a buscar aperfeiçoamento e treinamentos constantes.

 

Feedbacks contínuos

 

Além do plano de carreira, é de suma importância realizar feedbacks. O feedback melhora a comunicação entre líder e liderado, além de evidenciar os pontos de melhorias que alguns colaboradores não percebem por conta própria.

Os feedbacks também podem ser feitos entre colaboradores de diferentes áreas e equipes, ajudando a trazer novas perspectivas e pontos de vista para aperfeiçoamento profissional dos funcionários.

No entanto, após identificar os colaboradores, equipes e setores que mais afetam o índice de absenteísmo, inclua nas avaliações de desempenho questões sobre pontualidade e/ou registros de ponto da empresa para levantar informações.

 

Faça pesquisa de clima organizacional

 

Colete dados dando voz aos colaboradores sobre como é trabalhar na empresa.

 

A pesquisa de clima organizacional é complexa e ampla, mas é essencial para se ter uma percepção completa do ambiente de trabalho, abordando itens como:

 

·       Saúde e bem-estar;

·       Employee experience;

·       Satisfação com benefícios;

·       Relação com líderes e colegas;

 

Perspectiva de crescimento.

 

Com os resultados da pesquisa, é possível identificar pontos de melhoria, além de correlacionar os dados e os resultados da avaliação de desempenho, citada anteriormente. Dessa forma, é possível verificar se os departamentos com maior nível de absenteísmo, são também os de pessoas mais insatisfeitas com as práticas da empresa.

 

Invista em treinamentos

 

Treinamentos e capacitações auxiliam a manter o engajamento e presença dos colaboradores, além de aumentarem a motivação no dia a dia. Os eventos também são capazes de direcionar a carreira do trabalhador, aumentando o comprometimento e vínculo com do mesmo com a organização.

Vale ressaltar que os programas não precisam ser apenas voltados para produtividade, disciplina e organização, mas sim, que sejam relevantes e adequados ao cenário vivido pelas equipes diariamente.

Por fim, é importante avaliar a formação dos líderes, já que muitas vezes, a empresa conta com profissionais que dominam a parte técnica, mas dependem exclusivamente do poder hierárquico para comandar as equipes.

É importante que os líderes estejam em estágios mais avançados, com maior confiança e autonomia, para influenciar os funcionários e ajudar no crescimento profissional deles.

 

Fiscalize a ergonomia

 

A ergonomia é definida como “conjunto de disciplinas que estuda a organização do trabalho no qual existem interações entre seres humanos e máquinas. O papel da ergonomia é avaliar e orientar corretamente à saúde do colaborador, evitando acidentes, doenças e lesões ocupacionais.

Como a ergonomia melhora a qualidade de vida, os níveis de satisfação e colaboração dos funcionários também aumentam, o que traz um bom rendimento dos profissionais e, consequentemente, resultados positivos e redução de custos para a empresa.

Ao implementar as mudanças, a tendência é a redução do número de afastamentos temporários e definitivos, além da diminuição de atrasos e faltas, já que os colaboradores não se sentem sobrecarregados e exaustos com suas funções. Além disso, é possível evitar processos judiciais, aposentadorias por invalidez e número de demissões, o que reflete de forma positiva na valorização da marca dentro do mercado de trabalho.

 

Construa um excelente lugar para trabalhar

 

É importante oferecer um ambiente de trabalho que você gostaria de trabalhar! Para isso, a consultoria GPTW, afirma que existem nove práticas culturais responsáveis em criar ambientes de trabalho excelentes para se trabalhar, sendo elas:

 

·       Inspirar: envolvimento das pessoas pela missão, visão, valores e metas das empresas, dando significado às suas tarefas;

·       Falar: compartilhamento de informações com clareza, linguagem adequada e transparência;

·       Escutar: colaboradores ouvidos e com sugestões realmente consideradas;

·       Agradecer: reconhecimento do trabalho de forma justa e imparcial;

·       Desenvolver: contribuição para o crescimento do profissional;

·       Cuidar: foco no bem-estar físico e mental, bem como nas necessidades dos colaboradores;

·       Contratar e receber: identificação de talentos adequados aos valores da empresa e integração deles aos times;

·       Celebrar: valorização das conquistas com toda a equipe, inclusive, com rituais internos;

·       Compartilhar: parceria entre colaborador e empresa, trocando ideias, esforços e informações sobre desempenho.

 

NR17 e absenteísmo

 

A NR-17 é uma norma regulamentadora do Ministério do Trabalho, que “visa estabelecer as diretrizes e os requisitos que permitam a adaptação das condições de trabalho às características psicofisiológicas dos trabalhadores, de modo a proporcionar conforto, segurança, saúde e desempenho eficiente no trabalho”.

De modo geral, ela ajuda a manter as condições de trabalho adequadas para os trabalhadores e melhorar sua qualidade de vida, consequentemente, acaba contribuindo para a redução do absenteísmo.

No caso, o documento estabelece regras que vão desde as condições dos equipamentos até programas de saúde ocupacional e treinamentos. Por isso, é importante se atentar à norma e estabelecer, através dela, diretrizes básicas para as condições de trabalho dos profissionais da sua empresa.

 

 

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