SER UM TÉCNICO DE SEGURANÇA BUROCRATA É RUIM?

 

“Burocracia é um termo oriundo do latim e do francês que significa escritório. Burocracia significava todas as repartições públicas, na Franca do século XVIII e também o poder e ação dos funcionários nos escritórios e qualquer outro ambiente de trabalho. ”

 

Tudo bem! Existem outras definições para o termo, mas aqui o assunto é entre o Técnico de Segurança do Trabalho que passa o dia no escritório e o Técnico de Segurança do Trabalho que passa o dia na área.

Não quero com esta postagem defender nem um e nem outro; apenas mostrar que os dois são necessários e que, em algum momento todos são burocratas. Ou seja, terão que passar algum tempo em um escritório.

 

Atribuições do Técnico de Segurança do Trabalho

De acordo com Portaria nº 3.275 de 21 de setembro de 1.989, as atribuições do Técnico de Segurança do Trabalho são bastante amplas e muitas delas dependem da dispensação de tempo em um escritório. Aliás, o primeiro item do artigo 1º diz o seguinte: 

 

“I – Informar o empregador, através de parecer técnico, sobre os riscos existentes nos ambientes de trabalho, bem como orientá-los sobre as medidas de eliminação e neutralização; “

 

Isso deve ser feito por escrito e divulgado para as áreas envolvidas; inclusive com metodologias de acompanhamento das ações pertinentes.

 

A empresa tem apenas um Técnico de Segurança. O que fazer?

Quando a empresa tem um SESMT com uma equipe grande de Técnicos de Segurança, o ideal é que os serviços burocráticos sejam divididos para não sobrecarregar nenhum dos profissionais.

Se você estiver sozinho terá que dividir seu tempo entre incursões na área de trabalho e períodos no escritório para não deixar acumular o serviço. Quem trabalha ou já trabalhou com as partes burocráticas da profissão, sabe que demanda muito tempo manter organizadas todas as documentações. Vale lembrar que muitas delas exigem prazos.

 

Veja essa lista de Documentos com prazo de guarda obrigatórios

 

Tabela de temporalidade para guarda de documentos trabalhistas e previdenciários

O registro da informação tem um valor inestimável para a empresa, usuários e a fiscalização. A guarda de documentos representa segurança para a empresa. Mesmo tendo sido pago, recebido ou entregue, determinadas obrigações poderão ser novamente demandadas por terceiros (empregados, fornecedores, governo etc.) necessitando que a empresa faça prova documental para resguardar sua idoneidade.

Para conservar a informação é necessária a análise da documentação, que tem como objetivo inventariar o acervo, definir o tipo de documento, a temporalidade, o descarte, a quantidade, a forma de organização e o cadastramento do conteúdo em sistema de Gestão Documental.

Para a maioria dos documentos a temporalidade é definida por lei. Portanto, os arquivos precisam estar em ambiente seguro e de fácil acesso. O local de guarda pode ser na própria empresa ou serviço terceirizado, que também é um procedimento muito atrativo. A digitalização facilita o processo de consulta à informação, por que nem sempre é necessário o documento original.

Mesmo com toda evolução tecnológica, a legislação obriga às empresas a manterem seus documentos em boa guarda pelo prazo prescricional, para fins de comprovação de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Para as empresas que passaram a utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados, para escrituração de livros e a produção de documentos, deve também, arquivar e conservar os respectivos sistemas e arquivos em meio digital, devidamente certificados, respeitando o mesmo prazo prescricional.

 

Elaboramos a seguir um roteiro de temporalidade para guarda de documentos:

Prazo de 2 anos:

• Aviso Prévio;

• Pedido de Demissão;

• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;

Prazo de 5 anos:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) - Artigo 2º, § 1º, da Portaria MTE nº 1.129/2014;

• Acordo de Compensação;

• Acordo de Prorrogação de Horas;

• Atestado Médico;

• Autorização para descontos não previstos em lei;

• Cartões, fichas ou livros de marcação de ponto;

• Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);

• Comprovante de retenção do IRRF;

• Documentos relativos às eleições da CIPA;

• Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;

• Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;

• Recibo de Abono de Férias;

• Recibo de Gozo de Férias;

• Recibo de Adiantamento do 13º Salário;

• Recibo de 13º Salário;

• Recibo de Entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD);

• Recibos de Adiantamento;

• Recibos de Pagamento;

• Relação de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;

• Solicitação da 1ª parcela do 13º Salário;

• Solicitação de Abono de Férias;

• Vale-transporte.

Prazo de 10 anos:

• PIS/Pasep;

• Folha de pagamento;

• Recibo e Ficha de salário-família;

• Atestados Médicos relativos a afastamento por Incapacidade ou Salário-Maternidade;

• Guia da Previdência Social (GPS);

• Salário-Educação.

Prazo de 20 anos:

• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);

• Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;

• Dados obtidos nos Exames Médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas, contados após o desligamento do trabalhador;

• Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

Prazo de 30 anos:

• Documentos relativos ao FGTS

Prazo indeterminado:

• Livro de Atas da CIPA;

• Livros de Inspeção do Trabalho;

• Contrato de Trabalho;

• Livros ou Fichas de Registro de Empregados;

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

 

Ser um Técnico de Segurança burocrata é ruim?

É claro que não! Com certeza você ficará muito bom nas questões envolvendo documentações legais e outros aspectos de controle de documentos.

No entanto, é interessante que haja um equilíbrio no seu dia-a-dia para que não fique muito pesada carga de trabalho em apenas um sentido.

Outro dia eu estava conversando com uma Técnica recém-formada e que está em seu primeiro emprego e ela reclamou que só fica fazendo partes burocráticas e treinamentos. Isso não é ruim! Eu aprendi muito nos treinamentos. O que não pode acontecer nunca, é um Técnico de Segurança desconhecer a área produtiva da empresa. Você não precisa entender detalhes dos processos, mas tem que saber explicar pelo menos o básico do processo como um todo.

 

Área x Escritório

Como dito acima, o ideal é que os serviços burocráticos sejam divididos entre a equipe, porém é fato que algumas pessoas não gostam de serviços de escritório; seja porque não têm afinidade com os equipamentos de trabalho ou porque realmente se sentem inseguras com esse tipo de atividade.

O que temos que entender é que as coisas se completam: não é possível ser só ÁREA e nem só ESCRITÓRIO. Isso não é uma competição entre quem trabalha na área e quem trabalha no escritório. Conheço empresas que possuem um Sistema de Gestão de Segurança, onde há profissionais que só fazem gestão da área de SST, enquanto os outros fazem o serviço de área; o que não quer dizer que estes também não façam serviços burocráticos, porém em uma escala menor.

 

Conclusão

Seja você um Técnico de Segurança de área ou de escritório, o fato é que os dois têm igual importância para o bom andamento do trabalho de prevenção (sendo este o objetivo comum de ambos). 

Para tanto, é importante estar preparado para as duas situações. Minha sugestão é que você saiba trabalhar com informática. Pelo menos conheça as ferramentas básicas de um Word, Excel ou Power Point, por exemplo. Experiência de área você vai adquirir com o tempo. Esteja antenado com as mudanças na legislação e esteja ciente de que, cedo ou tarde, vão lhe pedir algum documento e, nesse momento não importa se você fez um excelente trabalho de área se não tiver esse documento para comprovar sua atuação.

 

 

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